PACC Rapport du Comité
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RÉPONSE DU GOUVERNEMENT DU CANADA
AU SEIZIÈME RAPPORT DU
COMITÉ PERMANENT DES COMPTES PUBLICS SUR L’INTÉGRITÉ DU NUMÉRO D’ASSURANCE SOCIALE
Le gouvernement a le plaisir de répondre au seizième rapport du Comité permanent des comptes publics qui examinait le chapitre 1 du rapport de la Vérificatrice générale du Canada de 2002 sur l’intégrité du numéro d’assurance sociale.
Le gouvernement reconnaît et apprécie l’intérêt que le comité permanent porte à l’intégrité du programme du numéro d’assurance sociale (NAS) ainsi qu’à la base de données du Registre d’assurance sociale (RAS). Il est d’accord avec l’intention et les principes du rapport du comité permanent et désire l’assurer de son engagement ferme à la mise en œuvre du plan d’action relatif au NAS en temps opportun de même que de sa volonté de rendre régulièrement compte des progrès.
Au cours de la dernière année, Développement des ressources humaines Canada (DRHC) a fait des progrès réels et réguliers dans l’élaboration et la mise en œuvre des projets du plan d’action relatif au NAS qui donnent suite aux préoccupations du comité permanent. L’aspect du service axé sur les citoyens et les mesures visant à mieux protéger la vie privée, à resserrer l’intégrité du programme de même qu’à dissuader la fraude et le vol d’identité sont équilibrés avec la diligence nécessaire.
Les deux principaux aspects du programme du NAS ont subi des changements profonds : le processus de demande et la gestion du RAS. La décision de n’accepter que l’original des documents justificatifs aux fins de l’identification a eu des effets directs sur les demandeurs et la fiabilité des données dans le RAS. Les nouvelles politiques et les procédures reliées aux NAS débutant par 9 pour les résidents temporaires sont mises en place depuis le mois de mars 2003, entraînant l’amélioration des contrôles des exigences d’identification et des dates d’expiration reliées à la période de séjour autorisée indiquée sur le document d’immigration valide. Toutes les cartes d’assurance sociale sans date d’expiration dont le numéro débute par 9 expirent au mois d’avril 2004 et les titulaires de ces cartes devront présenter une nouvelle demande et respecter les nouvelles exigences du programme. Les cartes invalides seront désactivées après cette date. La parution d’avis dans des journaux ethniques à travers le pays cet automne de même que des envois aux clients de programmes de DRHC comme les prestataires d’assurance-emploi et à plus d’un million d’employeurs au cours du mois d’octobre 2003 font partie des efforts visant à joindre les personnes susceptibles d’être affectées.
Un examen exhaustif de l’intégrité du RAS est en cours. Au cours de la dernière année, des progrès ont été réalisés dans l’évaluation de la nature dynamique de la base de données et l’identification des domaines où il faut effectuer un examen plus poussé. Le RAS est régulièrement mis à jour avec des données des programmes sociaux de DRHC et de l’Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC). DRHC a signé une entente avec l’ADRC qui lui permet de mettre à jour les renseignements à chaque année et le processus à l’égard de la présente année est déjà en cours. DRHC tente activement de conclure des ententes avec Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) de même qu’avec des gouvernements provinciaux et territoriaux afin d’obtenir des données exactes sur les demandeurs et les détenteurs de NAS et l’établissement de ces partenariats entraînera des améliorations durables à la base de données du RAS.
En ce qui concerne les autres éléments du plan d’action relatif au NAS, l’efficacité des activités de sensibilisation du public au NAS a fait l’objet d’une évaluation au moyen de sessions de groupes de discussions et un sondage d’opinion. Tel que précédemment mentionné, le personnel a reçu et continue de suivre des sessions de formation et de recevoir des outils. De plus, le Fonds d’intégration pour les personnes handicapées et les programmes à l’intention des autochtones ont été ajoutés à la liste des utilisations autorisées du NAS.
Compte tenu de l’importance du NAS pour les services gouvernementaux de même qu’aux yeux des Canadiennes et des Canadiens, le gouvernement reconnaît qu’il faut un système solide, sécuritaire et fiable pour gérer le processus de demande de NAS et les renseignements personnels dans le RAS. Les questions complexes et de nature délicate qui définissent l’environnement du NAS font que le gouvernement doit travailler assidûment avec tous les partenaires dans le but d’identifier, d’accepter et de mettre en œuvre la solution la plus appropriée et la plus efficace à long terme pour le NAS.
La mise en œuvre du plan d’action relatif au NAS a lieu dans le contexte plus large du projet à l’échelle de DRHC de la Modernisation des services pour les Canadiens dont le but est de faire en sorte que le ministère atteigne un équilibre optimal entre la qualité des services, la commodité et l’intégrité. L’aspect de l’intégrité de ce projet comprend l’élaboration d’une politique d’intégrité et d’un cadre de gestion des risques aux fins de tous les programmes et services de DRHC, y compris une stratégie de gestion des risques reliés aux fraudes commises à l’aide des NAS.
La politique d’intégrité et le cadre de gestion des risques assureront que tous les programmes et toutes les activités de DRHC fassent l’objet d’un examen du point de vue du contrôle financier, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité au sein d’un cadre de gestion des risques exhaustif.
Le gouvernement valorisera et mettra à profit son engagement, engagement grâce auquel le RAS est de plus en plus fiable.
RÉPONSES DÉTAILLÉES AUX RECOMMANDATIONS
RECOMMANDATION 1
Que Développement des ressources humaines Canada prépare immédiatement un nouveau plan d’action comportant des renseignements sur le coût global de l’application et une ventilation des coûts de chaque mesure distincte. Que ce nouveau plan d’action soit déposé au Parlement le 30 septembre 2003 au plus tard.
RECOMMANDATION 2
Que Développement des ressources humaines Canada prépare immédiatement un nouveau plan d’action comportant un calendrier d’application et des jalons permettant d’assurer l’avancement du plan. Que ce nouveau plan d’action soit déposé au Parlement le 30 septembre 2003 au plus tard.
RECOMMANDATION 3
Que Développement des ressources humaines Canada fournisse des rapports semestriels sur l’avancement du plan d’action, comportant des indicateurs permettant de mesurer les progrès réalisés dans l’application des éléments de ce plan et de vérifier si ces éléments sont mis en place à temps et dans les limites budgétaires prévues. Que le Ministère présente des rapports semestriels au Comité des comptes publics à compter du 30 septembre 2003.
RÉPONSE AUX RECOMMANDATIONS 1, 2, ET 3
Le gouvernement convient du besoin de continuer à ajuster le plan d’action relatif au NAS de sorte à inclure des renseignements sur les coûts et les échéances prévus des principaux projets à mesure de leur élaboration, surtout ceux qui mettent en cause d’autres ministères et agences du gouvernement fédéral de même que les gouvernements provinciaux et territoriaux. Les progrès feront l’objet d’une surveillance continue et les réalisations dans le cadre du plan d’action relatif au NAS feront l’objet de comptes rendus.
DRHC a accepté de fournir des rapports d’étape réguliers sur la mise en œuvre du plan d’action relatif au NAS et commencera à respecter cet engagement à l’automne 2003.
Un certain nombre de projets n’exigent pas de financement supplémentaire, mais des ressources au sein de DRHC sont rendues disponibles aux fins des projets qui l’exigent. Le ministère demandera des ressources supplémentaires aux fins de la mise en œuvre du plan d’action relatif au NAS, s’il y a lieu.
RECOMMANDATION 4
Que Développement des ressources humaines Canada modifie le processus de demande du NAS pour qu’il respecte pleinement l’esprit de la Loi sur l’assurance-emploi et les règlements afférents en exigeant au moins deux documents sources distincts permettant de vérifier l’identité et la citoyenneté du demandeur.
RECOMMANDATION 5
Que Développement des ressources humaines Canada exige du groupe de travail interministériel responsable du processus de demande de NAS qu’il remette un exemplaire de son rapport final contenant ses recommandations au Comité des comptes publics d’ici le 30 septembre 2003.
RÉPONSE AUX RECOMMANDATIONS 4 ET 5
La Loi sur l’assurance-emploi exige que les demandeurs de NAS soumettent des documents visant à établir leur identité et leur statut. DRHC a modifié de manière importante le processus de demande de NAS au mois d’octobre 2002 de sorte à rendre le processus plus sûr. DRHC exige dorénavant l’un ou l’autre de deux documents justificatifs suivants, l’original du certificat de naissance ou du document d’immigration.
Suite au rapport de la Vérificatrice générale qui suggère d’exiger deux documents source, un groupe de travail interministériel a reçu le mandat d’examiner les exigences en matière de preuve d’identité de même que les recommandations de la Vérificatrice générale du Canada, du Comité permanent des comptes publics ainsi que du Comité permanent du développement des ressources humaines et de la condition des personnes handicapées.
Le groupe de travail a commencé ses travaux en examinant les exigences actuelles à l’égard du NAS de même que celles d’autres ministères et agences du gouvernement fédéral comme le Bureau des passeports. Pour formuler des recommandations fondées sur une solide approche à la gestion du risque, il a concentré son attention sur les diverses catégories de demandeurs de NAS de même que les exigences en matière de preuve d’identité dont il convient de tenir compte à l’égard de chaque cas, examinant par exemple la carte de résident permanent attribuée aux résidents permanents. L’âge des citoyens canadiens au nom de qui la demande de NAS était présentée fait aussi partie de l’examen.
Une proportion d’environ 68 % de toutes les demandes de NAS sont présentées au nom de citoyens canadiens et une proportion de 95 % de ces demandes sont au nom de personnes de moins de 17 ans dont près de 50 % au nom d’enfants de moins de 12 ans, soit un groupe d’âge qui ne posséderait pas de deuxième document source. Une autre proportion de 22 % des demandes viennent de résidents permanents et 10 % des demandes sont présentées au nom de résidents temporaires.
Le groupe de travail poursuit son examen ainsi que ses consultations afin de tenir pleinement compte d’autres exigences et procédures en matière de preuve d’identité et s’assurer ainsi que ses recommandations soient conformes aux politiques plus globales du gouvernement, servent de complément à celles d’autres ministères et agences et puissent durer à long terme. Il doit aussi aborder les besoins spécifiques des demandeurs de NAS et de DRHC en tant qu’administrateur de programmes sociaux qui se servent du NAS.
Le gouvernement examinera le processus de demande de NAS lorsqu’il pourra prendre en compte les recommandations du groupe de travail.
RECOMMANDATION 6
Que Développement des ressources humaines Canada, en collaboration avec Statistique Canada, termine immédiatement l’étude préliminaire du Registre d’assurance sociale et dépose un rapport sommaire contenant les conclusions de l’étude, ainsi qu’un exemplaire du plan d’action final, au Parlement et au Comité des comptes publics le 30 septembre 2003 au plus tard.
RÉPONSE À LA RECOMMANDATION 6
L’an dernier, DRHC a désactivé 2,6 millions de NAS inactifs. Depuis ce temps, le gouvernement a continué de se pencher sur l’amélioration de l’intégrité du RAS.
DRHC apporte régulièrement des améliorations au RAS par le moyen de l’examen constant et de l’adoption de mesures d’amélioration. La base de données est mise à jour avec les données sur le décès de contribuables que l’ADRC fournit maintenant à chaque mois. En outre, l’ADRC a commencé à transférer des renseignements sur ses dossiers inactifs et ces données serviront à la mise à jour du RAS. D’autres analyses seront effectuées à mesure que les données de l’ADRC aideront à identifier les NAS inactifs. En même temps, des renseignements de programmes de DRHC comme l’Assurance-emploi et les Programmes de sécurité du revenu servent à mettre le RAS à jour. L’ajout de dates d’expiration aux NAS débutant par 9 augmentera le degré de confiance dans le RAS étant donné que les cartes qui ne portaient pas de date d’expiration viendront à échéance au mois d’avril 2004. Ensemble, ces mesures amélioreront de manière importante la fiabilité du RAS.
De plus, des essais techniques seront réalisés cet automne et d’autres analyses seront effectuées dans le but de déterminer la fiabilité du RAS.
Le ministère travaille à donner suite aux préoccupations de la Vérificatrice générale du Canada au sujet du nombre de titulaires de NAS vivants. Le RAS continuera à donner le reflet de groupes assez importants de personnes qui sont titulaires d’un NAS valide mais qui ne sont peut-être pas incluses dans les statistiques sur la population, notamment les personnes suivantes.
· Citoyens canadiens et résidents permanents qui vivent maintenant à l’extérieur du Canada
· Canadiens qui ont quitté le pays pour travailler, faire du bénévolat ou étudier à l’extérieur du pays durant un certain temps
En outre, le RAS comprend actuellement les titulaires de NAS débutant par 9 qui ont quitté le Canada et dont le NAS viendra à échéance au mois d’avril 2004 à moins qu’ils ne présentent une nouvelle demande de NAS accompagnée d’un permis de travail en cours de validité.
Le gouvernement a pris l’engagement de terminer ce travail aussi rapidement que possible afin de s’assurer que le RAS est fiable et durable.
DRHC travaille aussi à conclure des ententes avec CIC de même qu’avec les agences provinciales et territoriales des statistiques de l’état civil afin de vérifier les renseignements figurant sur les documents source qu’il examine. Cette mesure contribuera grandement à améliorer l’exactitude de ces renseignements.
RECOMMANDATION 7
Que Développement des ressources humaines Canada s’emploie à conclure des ententes d’échange des données officielles avec d’autres ministères et organismes fédéraux ainsi qu’avec des organismes provinciaux et territoriaux de statistiques sur l’état civil, pour que son Registre d’assurance sociale soit plus complet et plus fiable. Que le Ministère fournisse au Comité des comptes publics un rapport d’étape sur le sujet d’ici le 30 septembre 2003.
RÉPONSE À LA RECOMMANDATION 7
Le gouvernement est d’accord avec la recommandation de présenter un compte rendu sur les discussions et les négociations d’ententes officielles d’échange de données. Dans le cadre de la méthode d’améliorations continues en maintenant et en améliorant l’intégrité des données du RAS de DRHC, les renseignements sur la situation des NAS « inactifs » seront mis à jour à chaque année avec l’aide de l’ADRC afin d’identifier le compte des contribuables qui n’ont pas été actifs durant au moins cinq ans. La vérification de l’identité et du statut des demandeurs de NAS aura lieu dans le cadre des opérations quotidiennes normales.
DRHC a réalisé des progrès vers la mise sur pied d’un certain nombre de processus de vérification d’échange de données en direct en :
· concluant avec CIC un protocole d’entente au sujet de données sur l’immigration, y compris le statut de résident temporaire et les NAS débutant par 9 avec date d’expiration;
· signant un mandat de projet avec le bureau des statistiques de l’état civil de la Colombie-Britannique relativement à un projet pilote sur les données des certificats de naissance;
· signant une lettre d’intention avec la province de l’Ontario dans le but de vérifier les renseignements sur les statistiques de l’état civil électroniquement.
Le gouvernement est d’accord avec les observations du comité permanent quant aux défis associés aux négociations d’ententes interministérielles autant qu’intergouvernementales sur les échanges de données, plus particulièrement en raison de la modernisation des systèmes de technologie de l’information de plusieurs compétences. Les échéances proposées dans le plan d’action relatif au NAS feront régulièrement l’objet d’examen de sorte à mieux tenir compte de l’évolution des discussions avec nos partenaires.
RECOMMANDATION 8
Que Développement des ressources humaines Canada revoie ses systèmes, ses pratiques et ses politiques en matière de divulgation de renseignements de sorte que ses rapports sur les plans et les priorités contiennent des objectifs clairs (résultats escomptés) pour le programme sur le numéro d’assurance sociale et des activités permettant l’atteinte de ces objectifs et établisse des cibles de rendement. Que le Ministère commence à divulguer ces renseignements dans leur nouvelle forme au cours de l’exercice qui commencera le 1 avril 2004.
RECOMMANDATION 9
Que Développement des ressources humaines Canada revoie ses systèmes, pratiques et politiques de suivi pour que ses rapports sur le rendement contiennent des renseignements sur le programme relatif au numéro d’assurance sociale, notamment sur les résultats obtenus par comparaison aux attentes. Que le Ministère commence à divulguer ces renseignements sur le rendement dans leur nouvelle forme pour l’exercice en cours qui se terminera le 31 mars 2004.
RÉPONSE AUX RECOMMANDATIONS 8 ET 9
DRHC est à revoir les systèmes, les pratiques de même que les politiques de compte rendu et de contrôle de DRHC afin de s’assurer que les objectifs et les activités reliés au NAS soient formulés clairement dans le rapport sur les plans et priorités et que le rapport ministériel sur le rendement tienne compte des renseignements sur le NAS, y compris les résultats du programme.
Le gouvernement assure le comité permanent qu’il s’engage fermement à continuer d’améliorer la gestion du NAS et du RAS de même qu’à présenter régulièrement des comptes rendus sur les progrès réalisés.
RECOMMANDATIONS DU RAPPORT
RECOMMANDATION 1
Que Développement des ressources humaines Canada prépare immédiatement un nouveau plan d’action comportant des renseignements sur le coût global de l’application et une ventilation des coûts de chaque mesure distincte. Que ce nouveau plan d’action soit déposé au Parlement le 30 septembre 2003 au plus tard.
RECOMMANDATION 2
Que Développement des ressources humaines Canada prépare immédiatement un nouveau plan d’action comportant un calendrier d’application et des jalons permettant d’assurer l’avancement du plan. Que ce nouveau plan d’action soit déposé au Parlement le 30 septembre 2003 au plus tard.
RECOMMANDATION 3
Que Développement des ressources humaines Canada fournisse des rapports semestriels sur l’avancement du plan d’action, comportant des indicateurs permettant de mesurer les progrès réalisés dans l’application des éléments de ce plan et de vérifier si ces éléments sont mis en place à temps et dans les limites budgétaires prévues. Que le Ministère présente des rapports semestriels au Comité des comptes publics à compter du 30 septembre 2003.
RECOMMANDATION 4
Que Développement des ressources humaines Canada modifie le processus de demande du NAS pour qu’il respecte pleinement l’esprit de la Loi sur l’assurance-emploi et les règlements afférents en exigeant au moins deux documents sources distincts permettant de vérifier l’identité et la citoyenneté du demandeur.
RECOMMANDATION 5
Que Développement des ressources humaines Canada exige du groupe de travail interministériel responsable du processus de demande de NAS qu’il remette un exemplaire de son rapport final contenant ses recommandations au Comité des comptes publics d’ici le 30 septembre 2003.
RECOMMANDATION 6
Que Développement des ressources humaines Canada, en collaboration avec Statistique Canada, termine immédiatement l’étude préliminaire du Registre d’assurance sociale et dépose un rapport sommaire contenant les conclusions de l’étude, ainsi qu’un exemplaire du plan d’action final, au Parlement et au Comité des comptes publics le 30 septembre 2003 au plus tard.
RECOMMANDATION 7
Que Développement des ressources humaines Canada s’emploie à conclure des ententes d’échange des données officielles avec d’autres ministères et organismes fédéraux ainsi qu’avec des organismes provinciaux et territoriaux de statistiques sur l’état civil, pour que son Registre d’assurance sociale soit plus complet et plus fiable. Que le Ministère fournisse au Comité des comptes publics un rapport d’étape sur le sujet d’ici le 30 septembre 2003.
RECOMMANDATION 8
Que Développement des ressources humaines Canada revoie ses systèmes, ses pratiques et ses politiques en matière de divulgation de renseignements de sorte que ses rapports sur les plans et les priorités contiennent des objectifs clairs (résultats escomptés) pour le programme sur le numéro d’assurance sociale et des activités permettant l’atteinte de ces objectifs et établisse des cibles de rendement. Que le Ministère commence à divulguer ces renseignements dans leur nouvelle forme au cours de l’exercice qui commencera le 1 avril 2004.
RECOMMANDATION 9
Que Développement des ressources humaines Canada revoie ses systèmes, pratiques et politiques de suivi pour que ses rapports sur le rendement contiennent des renseignements sur le programme relatif au numéro d’assurance sociale, notamment sur les résultats obtenus par comparaison aux attentes. Que le Ministère commence à divulguer ces renseignements sur le rendement dans leur nouvelle forme pour l’exercice en cours qui se terminera le 31 mars 2004.