OGGO Réunion de comité

    Bonjour à tous. C'est la huitième séance de notre comité. Comme lors des réunions précédentes, nous étudierons le Budget supplémentaire des dépenses (B) 2013-2014. Nous nous pencherons également sur le Rapport ministériel sur le rendement de 2012-2013.

    Pendant la première heure, nous recevrons deux représentantes du Bureau du Conseil privé, soit Mme Michelle Doucet, sous-ministre adjointe, Services ministériels, et Mme Karen Cahill, directrice exécutive, Division des finances et de la planification ministérielle.

    Je vous remercie de votre présence. Vous pouvez faire une présentation de 10 minutes. Par la suite, les membres du comité pourront poser des questions.

    Madame Doucet, vous avez la parole pour 10 minutes.

    Merci et bonjour, monsieur le président et membres du comité.

    Je vous remercie de votre invitation à comparaître devant vous aujourd'hui.

    Comme vous le savez, je suis accompagnée de Mme Karen Cahill, directrice exécutive de la Division des finances et de la planification ministérielle à la Direction des services ministériels du Bureau du Conseil privé.

    Mes remarques préliminaires portent sur le Budget supplémentaire des dépenses (B) du Bureau du Conseil privé ainsi que sur le Rapport ministériel sur le rendement de 2012-2013.

    Dans le Budget supplémentaire des dépenses, le BCP demande 1,2 million de dollars pour diverses initiatives. En voici l'explication.

    Dirigée par M. Ward Elcock, la Stratégie canadienne en matière de prévention du passage de clandestins est financée à hauteur de 1,2 million de dollars. Le 15 septembre 2010, le premier ministre a nommé M. Ward Elcock au poste de conseiller spécial en matière de passage de clandestins et de migration illégale en lui confiant le mandat de coordonner la stratégie et les mesures d'intervention du gouvernement du Canada. Cette stratégie vise à établir un juste équilibre entre les efforts de prévention et l'engagement stratégique et diplomatique, le tout étant appuyé par des mesures de renforcement des capacités. L'engagement du Canada auprès de partenaires internationaux a donné de bons résultats. Au cours des deux dernières années, le Canada a réussi à obtenir la coopération de pays de transit, en Asie du Sud-Est et en Afrique occidentale. Le BCP travaille en étroite collaboration avec quatre organismes fédéraux afin de faire avancer les objectifs que vise le Canada dans le cadre de cette importante initiative. Ce poste a été approuvé après la préparation du Budget principal des dépenses 2013-2104, ce qui explique la demande de financement au titre du Budget supplémentaire des dépenses.

    Il y a 30 000 $ aux fins du transfert du Prix pour services insignes du Secrétariat du Conseil du Trésor au BCP à compter de 2013-2014. Le Prix pour services insignes, qui existe depuis 1966, se distingue des autres prix parce qu'il relève du premier ministre. Il constitue la plus haute expression de reconnaissance envers les hauts fonctionnaires de la fonction publique du Canada. Le Prix pour services insignes vise à reconnaître le rendement exceptionnel et soutenu de fonctionnaires de carrière occupant à temps plein un poste de cadre, de sous-ministre ou l'équivalent. Le prix consiste en une épinglette en or, une oeuvre d'art canadienne d'une valeur maximale de 5 000 $ et une mention officielle signée par le premier ministre.

    Le comité de sélection du Prix pour services insignes se compose d'éminents Canadiens qui ne font pas partie de la fonction publique et qui représentent un vaste éventail de régions, de formations et d'expériences. Le mandat du comité consiste à examiner les candidatures et à faire des recommandations au premier ministre. Auparavant, le Secrétariat du Conseil du Trésor était chargé d'assurer le soutien administratif du programme, ce qui comprenait le processus d'appel et de réception de candidatures, la prestation de services de liaison et de secrétariat au comité de sélection, ainsi que la coordination de la cérémonie protocolaire.

    Les responsabilités et les ressources ont été transférées au secrétariat du personnel supérieur du BCP et s'inscrivent dans le cadre de ses fonctions d'appui au premier ministre et au greffier en ce qui touche la gestion des compétences en leadership du personnel supérieur. Les fonds sont transférés du Secrétariat du Conseil du Trésor au BCP dans le cadre de ce Budget supplémentaire des dépenses, et ce transfert n'a aucune incidence sur le cadre financier.

    Ces fonds supplémentaires seront compensés en partie par une économie de 69 121 $ attribuable à une mesure annoncée dans le Plan d'action économique du Canada de 2013, soit la réduction de 5 p. 100 des frais de déplacement des ministères et l'accroissement de la productivité en utilisant des solutions de rechange modernes au déplacement. À l'échelle de l'administration publique, ces réductions s'élèvent à 42,7 millions de dollars, et comme je l'ai mentionné, la part du BCP représente 69 121 $.

    Cela met fin aux explications concernant le Budget supplémentaire des dépenses 2013-2104 (B). Je résumerai maintenant brièvement le rapport ministériel sur le rendement du BCP pour l'exercice 2012-2013.

    Du 1^er avril 2012 au 31 mars 2013, le Bureau du Conseil privé a joué un rôle déterminant de consultation et de coordination afin de soutenir le gouvernement dans l'atteinte de ses objectifs, conformément à son mandat qui consiste à offrir des conseils et un soutien professionnel et impartial au premier ministre et au Cabinet. Il a aussi mis en oeuvre un certain nombre d'initiatives visant à simplifier ses propres processus opérationnels et en accroître l'efficacité, et ce, en appui aux objectifs de réduction du déficit du gouvernement. L'organisme a atteint en 2012-2013 le niveau de rendement prévu pour ces quatre priorités organisationnelles et je tiens maintenant à vous faire part du travail réalisé.

    En vue d'appuyer le premier ministre dans l'exercice de ses responsabilités en tant que chef du gouvernement, le BCP a offert, comme je l'ai dit, des conseils et un soutien professionnel et impartial au premier ministre et aux ministres du portefeuille concernant un large éventail d'enjeux et de politiques, notamment les dossiers sociaux et économiques, le développement régional et les affaires juridiques. Le BCP a fourni des avis sur les principes constitutionnels de notre système de gouvernement et les responsabilités relevant de la prérogative du premier ministre, par exemple la structure et l'organisation du gouvernement. Il a aussi appuyé la rencontre du premier ministre avec des chefs d'État, en apportant un soutien pour la réalisation de 15 visites à l'étranger et l'accueil de 10 chefs d'État au Canada. Enfin, il a appuyé le premier ministre et le ministre des Affaires intergouvernementales tout au long de l'année, dans le cadre de 50 engagements bilatéraux avec des homologues provinciaux et territoriaux.

    Afin de mettre l'accent sur les grands dossiers stratégiques et législatifs et sur une meilleure planification des politiques à moyen terme, le BCP a joué un rôle essentiel de surveillance et de coordination pour la mise en oeuvre du Plan d'action économique du Canada de 2012 à l'échelle du gouvernement, et a apporté un appui pour l'élaboration du Plan d'action économique du Canada de 2013. De plus, le BCP a offert un soutien pour la tenue de 147 réunions du Cabinet et des comités du Cabinet et de 130 réunions des sous-ministres au cours de l'année. Il a également coordonné une initiative avec des comités sous-ministériels des politiques afin d'identifier et d'examiner des enjeux touchant la planification stratégique à moyen terme dans le cadre de leurs mandats respectifs.

    Le BCP a aussi établi les mécanismes de gouvernance nécessaires pour coordonner et superviser la mise en oeuvre du Plan d'action sur la sécurité du périmètre et la compétitivité économique. Il a coordonné et appuyé l'étude de 35 projets de loi émanant du gouvernement qui ont été déposés au cours de l'année et dont 24 ont été adoptés par le Parlement. Enfin, il a assuré tout au long de l'année un suivi des événements à l'échelle nationale et internationale, afin d'aider le gouvernement à gérer et à coordonner efficacement ses interventions adaptées à la situation.

    Pour soutenir la gestion et la responsabilisation du gouvernement, le BCP a offert tout au long de l'année des conseils et un soutien professionnels au premier ministre et au greffier du Conseil privé sur le renouvellement de la fonction publique, la transformation des activités et la gestion des ressources humaines aux échelons supérieurs. Nous avons travaillé en vue de trouver des solutions permettant de mettre en commun les efforts et les ressources des ministères, de favoriser l'excellence et le renouvellement et de voir au fonctionnement efficace et efficient de la fonction publique en tant qu'entreprise.

    Le BCP s'est employé à renforcer la capacité de leadership des cadres supérieurs au sein de la fonction publique et a contribué à la détermination des besoins quant à la planification de la relève, notamment par la nomination ou la réaffectation de 32 hauts dirigeants au niveau de sous-ministre. Il a dirigé la préparation, dans les délais prescrits, du Vingtième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada et a aussi fourni des services de secrétariat et d'analyse continus au Comité consultatif sur la fonction publique, qui a été nommé par le premier ministre.

    Le BCP a aussi fourni son appui à la Commission d'enquête Cohen sur le déclin des populations de saumon rouge du fleuve Fraser en finançant ses activités de même qu'en offrant des conseils et un soutien administratif en temps utile, au cours de l'année.

    Comme vous le savez, la commission a publié son rapport le 31 octobre 2012, après quoi ses activités ont progressivement cessé.

    Enfin, le BCP a relevé ces défis tout en mettant efficacement en oeuvre ses engagements liés à la réduction du déficit. Ces mesures comprennent notamment l'élaboration continue de nouveaux modèles de services de bibliothèque, la simplification du centre d'information sur les documents afin de réduire les ressources destinées à la gestion des documents papier de l'organisme et d'appuyer la transformation de celui-ci en une organisation disposant d'outils électroniques, la rationalisation des services informatiques et techniques au moyen de la diminution du nombre d'imprimantes et d'applications prises en charge et la restructuration de la fonction des affaires intergouvernementales grâce à la création du secrétariat des relations fédérales-provinciales-territoriales au sein de la Direction de la planification et des consultations, et des affaires intergouvernementales.

    Comme vous le savez probablement, les engagements du BCP liés à la réduction du déficit se sont traduits par une réduction de postes au sein du BCP. Afin de limiter les répercussions du réaménagement des effectifs, le BCP a géré le processus de manière équitable et transparente, tout en traitant les employés touchés avec respect et en s'assurant de les appuyer tout au long du processus et de façon prioritaire.

    En conclusion, je tiens à vous remercier de nous avoir permis de vous renseigner sur les initiatives liées au Budget supplémentaire des dépenses 2013-2014 (B) ainsi que sur le Rapport ministériel sur le rendement du BCP pour l'exercice 2012-2013.

    Nous serions heureuses de réponse à vos questions.

    Merci, madame Doucet.

     Sans plus tarder, nous allons passer aux questions des membres du comité.

     Monsieur Martin, vous disposez de cinq minutes.

    Merci, monsieur le président.

    Merci, madame Doucet. Nous sommes ravis de vous revoir. Bienvenue parmi nous.

    Le comité des opérations gouvernementales est évidemment le comité de surveillance du BCP. C'est la raison pour laquelle nous vous invitons à nous faire part de vos rapports ministériels, et nous sommes certainement ravis de les recevoir.

    Dans ce contexte, cependant — et je dois dire que je joue deux rôles, en quelque sorte, puisque je préside aussi le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique — j'ai une question pour vous concernant votre examen ministériel.

    Tout d'abord, avez-vous une politique quelconque qui précise qu'au départ d'un employé, vous devez détruire tous les courriels et toute la correspondance le concernant?

    On nous a dit qu'il s'agissait là d'un protocole normal, et même d'une politique du BCP, que de détruire immédiatement toute la correspondance et les courriels d'une personne lorsque celle-ci cesse de travailler pour le BCP. Je pense que cela entre en conflit avec, si je puis dire, mon autre rôle au sein du Comité de l'accès à l'information, où l'on est tenu par la loi de documenter et de conserver toute documentation sur les activités du gouvernement.

    Le BCP est-il, d'une façon ou d'une autre, exclu de la Loi sur l'accès à l'information et des exigences liées à la création et à la conservation de documents?

    Merci de votre question, monsieur le président.

    Je peux vous assurer que le Bureau du Conseil privé n'est pas exclu de la Loi sur l'accès à l'information.

    Tout d'abord, je pense qu'il est important de comprendre que, étant donné la nature non partisane de la fonction publique, les ministères et les cabinets des ministres suivent deux ensembles de règles différentes mais complémentaires en matière de gestion de dossiers.

    Les cabinets des ministres sont administrés par différentes lois et politiques et décisions de tribunaux selon lesquelles les dossiers des cabinets des ministres ne sont pas assujettis à la Loi sur l'accès à l'information sauf s'ils sont sous le contrôle du ministère. D'après ces lois, ces politiques et ces décisions, les cabinets des ministres doivent gérer leurs dossiers d'une certaine façon.

    Du côté de la fonction publique, nous suivons aussi les règles établies dans différentes politiques et différentes lois, qui nous indiquent ce que nous devons conserver et ce que nous devons effacer. Par exemple...

    Mais nous avons une commissaire à l'information qui décide quels renseignements doivent être rendus publics et quels renseignements ne devraient pas l'être. Elle ne peut émettre de décision sur les renseignements qui ont été détruits. Je ne peux imaginer aucun cas, même dans des situations particulières ou d'exception, dans lequel on a le droit de détruire des renseignements. Je ne vois pas comment cela pourrait être permis.

    J'aimerais revenir à l'une de vos déclarations. Dans l'ensemble de votre rapport ministériel, et même dans vos documents d'introduction, vous faites référence à la nature non partisane du BCP. Je n'ai jamais contesté ou remis en question cela jusqu'à dimanche soir, vers 21 h 30.

    Pourquoi cette information selon laquelle les courriels ont été trouvés a-t-elle été diffusée à 21 h 30 un dimanche soir plutôt que le lendemain matin à 8 heures? Comment pourrait-on penser qu'il s'agit d'autre chose qu'une démarche partisane, dans le sens où il était dans l'intérêt du premier ministre que cette information soit diffusée pendant qu'il chantait sur scène à l'occasion d'une collecte de fonds? Pouvez-vous m'expliquer comment nous pouvons croire qu'il s'agit là de quelque chose de non partisan alors qu'il est clairement à l'avantage du gouvernement de voir ce renseignement diffusé au public à un moment aussi étrange. Dans votre réponse, pourriez-vous me dire quand exactement vous avez trouvé ces courriels?

    Je vous remercie de la question.

    Comme je l'ai dit auparavant, du côté fonction publique, en fait, nous suivons les lois qui nous indiquent quels dossiers conserver. Tout le monde a des directives à suivre. Je crois que votre question portait sur le fait de savoir si, en vertu d'une politique, on doit effacer tous les courriels lorsque quelqu'un quitte nos services? Ce que je devrais ajouter, et qui est suggéré, est que...

    Pourriez-vous répondre à ma question, alors?

    ... sujet à l'application de nos règles et de nos directives en matière de gestion de dossiers, que nous suivons, et...

    Détruisez-vous les courriels d'une personne lorsqu'elle quitte vos services, oui ou non?

    Mme Michelle Doucet: Excusez-moi?

    M. Pat Martin: Détruisez-vous les courriels d'une personne lorsqu'elle quitte vos services, oui ou non?

    Merci, monsieur Martin.

    Les courriels que...

    Elle n'a toujours pas répondu à ma question.

    Vous avez la parole, madame Doucet.

    Les seuls courriels qui restent sont les courriels résiduels qui restent après l'application des directives en matière de gestion des dossiers. Les employés ont la responsabilité d'examiner leurs dossiers, de s'assurer de conserver ceux qui ont une valeur archivistique, s'il s'agit de fonctionnaires, et doivent s'assurer qu'ils sont accessibles selon la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Ce qui reste est considéré comme résiduel et ne doit pas être conservé. Nous effaçons ces courriels parce que les serveurs ont une capacité limitée. Le fait de conserver des courriels résiduels non nécessaires pour le gouvernement pourrait en fait endommager nos serveurs.

    Je ne m'appesantirais pas davantage sur le sujet car mes collègues de Services partagés Canada en savent probablement plus que moi.

    Merci.

    Monsieur O'Connor, vous avez la parole.

    Madame Doucet, votre organisation, du point de vue de la fonction publique, est relativement petite, mais c'est une organisation clé car elle est au centre de tout. Je constate qu'au cours du dernier exercice, vous avez réduit votre personnel de 77 personnes et vous faites pourtant la même quantité de travail. Quelque chose a-t-il changé dans votre travail? Comment vous en sortez-vous avec 77 personnes en moins?

    Je vous remercie de la question.

    Un certain nombre d'entre vous savent bien qu'au cours des quelques dernières années, nous avons fait des efforts de réduction du déficit.

    Tout d'abord, comme l'ont fait tous les ministères en 2011, le BCP a procédé à son examen stratégique. Ensuite, en 2012, nous en avons fait de même dans le cadre du plan d'action de réduction du déficit.

    Un certain nombre d'entre vous sont nouveaux au comité et il se peut que vous ne sachiez pas que le BCP ne dispose d'aucun programme. Étant donné que nous sommes exclusivement constitués d'effectifs, on ne peut pas apporter de compressions à nos programmes, ce qui signifie que nous avons dû trouver des sources d'économie. Nous avons procédé selon trois thèmes principaux. Nous y sommes parvenus au moyen de la transformation des activités, dans le cadre de laquelle le Bureau du Conseil privé a adopté des façons novatrices d'exercer ses activités. Nous avons réalisé des économies en profitant de la technologie et en trouvant des façons plus économiques d'effectuer nos tâches. Par exemple, il peut s'agir de la façon dont nous gérons notre système de documents du Cabinet, le service de bibliothèque, les centres de dossiers papier. Alors que nous faisons la transition vers la numérisation, nous avons moins à nous soucier de la gestion de fortes quantités de dossiers papier.

    Comme je l'ai dit dans ma déclaration préliminaire, dans le cadre des affaires intergouvernementales, nous avons aussi réaligné notre capacité à suivre les changements de la demande du gouvernement. Alors que nous consacrions beaucoup d'efforts à un domaine, nous nous sommes rendus compte que les priorités du gouvernement avaient changé et nous avons par conséquent été en mesure de réaliser certaines économies. Ensuite, évidemment, il y a eu d'autres initiatives ponctuelles.

    Vous avez raison. La charge de travail est restée la même, mais nous avons changé notre méthode de travail. Par exemple, nous avons changé la façon dont nous abordons les affaires intergouvernementales. Auparavant, on avait un secrétariat ponctuel au Bureau du Conseil privé, qui était dirigé par un sous-ministre. On s'est rendu compte que, surtout au Canada, le fait de bien connaître les relations fédérales-provinciales-territoriales influe sur chaque dossier dont nous sommes chargés. C'est quelque chose dont toutes les analyses du Bureau du Conseil privé devraient tenir compte. Nous avons donc décidé d'intégrer cela horizontalement. Nous avons conservé un centre d'excellence dans l'un de nos secrétariats, et cela fait partie du secrétariat des plans, des consultations et des affaires intergouvernementales. Il fournit des conseils d'expert en matière de politiques, mais maintenant, chaque analyste de programme doit connaître les relations fédérales-provinciales-territoriales. Donc, plutôt que d'avoir toute une organisation consacrée à cette tâche, nous avons un petit centre d'excellence, et nous avons rendu nos analystes plus polyvalents, en quelque sorte.

    D'accord. Je me souviens de M. Elcock il y a quelques années. C'était l'équivalent, j'imagine, d'un sous-ministre responsable de la traite de personnes. Je ne comprends pas pourquoi la traite de personnes relève du BCP. Pourquoi cela ne relève-t-il pas de la sécurité publique ou de l'immigration, ou d'un autre ministère?

    L'un des rôles clés du Bureau du Conseil privé est d'assurer une coordination dans l'ensemble du gouvernement, et c'est la raison pour laquelle M. Elcock est affecté au Bureau du Conseil privé et relève du conseiller en sécurité nationale du premier ministre. En plus de conseiller le premier ministre, il doit aussi coordonner les activités de toutes les agences et ministères du gouvernement qui traitent de sécurité nationale. Selon son mandat, M. Elcock est responsable de la coordination de la stratégie du gouvernement en réaction à la traite de migrants, notamment en intervenant auprès des gouvernements des pays de transit afin de promouvoir la coopération internationale, l'adhésion aux lois et aux normes internationales, et de trouver, en collaboration avec les organisations internationales, des solutions durables. Il collabore étroitement avec des partenaires nationaux clés pour s'acquitter de cette tâche en s'attaquant plus particulièrement à la traite de migrants par voie maritime. Ensuite, comme je l'ai souligné, il collabore aussi avec les partenaires internationaux clés et participe à des forums régionaux et internationaux.

    Merci, monsieur O'Connor, mais le temps qui vous était alloué est écoulé.

    Monsieur Blanchette, vous avez la parole. Vous disposez de cinq minutes.

    Je remercie nos invités de leur présence parmi nous.

    J'aimerais parler du Rapport ministériel sur le rendement.

    Votre quatrième priorité s'intitule « Renforcer les pratiques de gestion internes du BCP ». Il y est dit, entre autres, que vous devez gérer les risques liés à la sécurité et à la gestion des urgences. Selon votre plan ministériel, vous devez, en cas de désastre, retomber rapidement sur vos pieds afin de pouvoir fonctionner à nouveau. Cela veut dire, pour un service informatique, d'avoir des copies de sécurité récurrentes des courriels.

    J'ai de la difficulté à croire que si un utilisateur détruit ses courriels par erreur, il ne peut pas revenir en arrière pour les récupérer. Je ne comprends pas pourquoi vous avez dit que cela n'existait plus, alors que je crois fermement que cela a toujours existé.

    Je vous remercie de la question.

    Je commencerai par reprendre ma réponse à la question du député précédent concernant les pratiques de gestion des dossiers. Pour résumer ce que je tentais de dire — je ne suis pas certaine d'y être parvenue — il y a des règles qui régissent la gestion des dossiers. Que l'on soit un employé de la fonction publique ou un employé d'un cabinet de ministre, vous devez suivre ces règles. Lorsque vous quittez le service, vous devez avoir organisé vos documents, afin que ceux qui sont nécessaires soient conservés et mis de côté séparément, et que ceux qui ne sont pas nécessaires soient effacés pour faire de la place dans le serveur afin que notre système informatique fonctionne de manière efficace.

    Maintenant, votre question sur les sauvegardes est une très bonne question, et je vous remercie de l'avoir posée. J'apprécie particulièrement le lien que vous avez fait avec les cas de désastre, car le gouvernement du Canada, dans les directives du Conseil du Trésor, exige de tous les ministères — et maintenant, avec l'aide de Services partagés Canada, mes collègues qui comparaîtront après moi — aient la capacité de faire des sauvegardes à cette fin précise.

    Nous avons donc la capacité de faire des sauvegardes, dans le but de participer aux activités de reprise après une catastrophe, pour assurer la continuité des activités. Différents ministères disposent de cette capacité de sauvegarde pour différentes périodes. Le Bureau du Conseil privé...

    Madame Doucet, vous êtes en train de me dire que vous avez des copies de sécurité. Vous avez toujours eu des copies de sécurité de toutes vos opérations. Ce sont des copies qui peuvent être quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles. Ce ne sont pas des pratiques extraordinaires. Ce sont des pratiques tout à fait normales et standardisées dans n'importe quelle activité professionnelle.

    Je suis persuadé que les gens de Services partagés Canada vous offrent un service professionnel. Ma question est très directe: avez-vous placé en sécurité quelque part des copies de ces courriels? Est-ce oui ou non.

    Nous conservons des sauvegardes pendant 30 jours, à l'issue desquelles ces copies ne sont plus disponibles.

    Est-ce la politique du Bureau du premier ministre de tout détruire après 30 jours?

    La période de 30 jours dont je viens de parler n'est pas liée aux règles en matière de gestion des dossiers. Cette période de 30 jours dont j'ai parlé a trait aux exigences en matière de capacité de sauvegarde du gouvernement du Canada à des fins de reprise après catastrophe, ou de continuité des activités.

    Merci, monsieur Blanchette.

    Monsieur Komarnicki, vous avez la parole pour cinq minutes.

    Merci beaucoup.

    J'aimerais approfondir les observations faites par M. O'Connor. J'examine vos dépenses effectives et je remarque qu'en 2010-2011, vous êtes passé d'environ 159,9 millions de dollars à 121,9 millions de dollars, ce qui représente une économie de 37 millions de dollars.

    J'imagine que vous n'avez pas vraiment de marge de manoeuvre autre que de trouver de nouvelles façons d'exercer vos activités, peut-être grâce à la technologie et à vos effectifs. Je vous félicite d'être allé dans la bonne direction et d'avoir réduit le coût de vos activités.

    Selon ce que vous avez indiqué, l'une des façons dont vous y parvenez est de renforcer votre productivité et de trouver des solutions de rechange modernes aux déplacements. Je sais que dans nos comités, les témoins peuvent se déplacer ou comparaître par vidéoconférence, ce qui permet de réaliser des économies; plutôt que d'envoyer des gens en personne, on les connecte par voie électronique. C'est une culture qu'il faut un certain temps pour adopter.

    Vous retrouvez-vous déjà dans ce genre de situation et est-ce quelque chose que vous envisagez de faire ou encore envisagez-vous d'autres solutions pour réduire les coûts?

    Monsieur le président, je vais commencer par un survol et je vais demander à Mme Cahill de parler brièvement de nos dépenses.

    Au Bureau du Conseil privé, nous n'avons pas de programmes. Par conséquent, nous avons tendance à moins nous déplacer en comparaison avec d'autres ministères. Bien sûr, certains de nos fonctionnaires doivent se déplacer. M. Elcock, à qui vous avez déjà parlé, se déplace souvent. Habituellement, il a des préavis très courts, des horaires et des trajets éreintants vers des destinations qui ne sont pas particulièrement accueillantes. Toutefois, la plupart d'entre nous n'a pas à se déplacer autant.

    Je vais demander à Karen de vous parler de nos dépenses de déplacement. Nous utilisons autant que possible la vidéoconférence et la téléconférence. Nous commençons à tirer profit de technologies comme GCconnex, grâce à laquelle les fonctionnaires peuvent communiquer à l'interne.

    Au Bureau du Conseil privé nous sommes entre autres chargés de la coordination. Nous veillons donc à tirer profit d'autres réunions de coordination. Si nous savons qu'un groupe de fonctionnaires américains vient à Ottawa pour rencontrer M. Moloney pour une réunion du Conseil de la coopération en matière de réglementation ou dans le cadre de l'initiative Par-delà la frontière, et que le conseiller en sécurité nationale veut s'entretenir avec ses homologues des États-Unis, qui sont peut-être les mêmes personnes, on lui épargne donc un voyage à Washington car il peut se rendre au coin de la rue au 66, Slater, et rencontrer M. Moloney.

    Nous essayons de tirer profit de la technologie, mais nous faisons aussi des choix intelligents. Nous avons fait preuve de jugement pour tenter de réduire nos dépenses de déplacement au cours de la dernière année.

    Karen, voulez-vous ajouter quelque chose?

    Merci beaucoup.

    Nos frais de déplacement ont beaucoup diminué au fil des ans. En 2012-2013, les dépenses de déplacement se chiffraient à la fin de l'année à 2,3 millions de dollars sur un budget de 3,5 millions de dollars. Cette année, nous prévoyons que les dépenses de déplacement se chiffreront encore une fois à 2,3 millions de dollars ou moins.

    Comme l'a expliqué Mme Doucet, le BCP a mis l'accent sur des mesures de réduction des coûts. Nous nous sommes rigoureusement conformés à la nouvelle directive concernant les déplacements, l'hébergement et les conférences et nous avons trouvé des solutions permettant d'éviter les déplacements.

    J'aurais une autre question. Vous avez réduit les coûts dans un secteur d'activité, mais je remarque que vous demandez des fonds supplémentaires pour lutter contre le passage de clandestins. Je comprends que cette demande découle d'une politique qui est mise en oeuvre par un ou d'autres ministères où des fonds y sont probablement affectés.

    Serait-il plus efficace qu'un ou plusieurs de ces ministères s'occupent de la coordination plutôt que ce soit un autre ministère qui supervise la coordination du programme qui, en grande partie, est rattaché à un autre ministère ou à un autre programme?

    Il est toujours intéressant d'avoir à justifier le rôle de la coordination et je pense que... Je vous dirais d'abord que lorsque notre travail nous passionne, que ce travail importe...

    Si vous êtes fonctionnaire au ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration et que vous luttez contre le passage de clandestins, vous serez passionné par votre travail parce qu'il est très important. Si vous êtes fonctionnaire au sein d'un ministère qui travaille sur ce dossier, par exemple le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, l'objectif visé demeure le même, mais vous aurez votre propre façon de l'atteindre et vous y consacrerez vos efforts. Les fonctionnaires sont répartis dans les ministères responsables du gouvernement. Il peut parfois être difficile de prendre du recul et d'avoir une vision d'ensemble. Voilà pourquoi nous avons besoin d'une équipe de coordination.

    Au Bureau du Conseil privé, l'équipe de M. Elcock chargée de la coordination est relativement petite. Il est souvent en déplacement pour s'entretenir avec les acteurs clés dans les pays qui sont nos partenaires internationaux. Les membres de son équipe se déplacent eux aussi beaucoup sur le terrain. Le travail administratif quotidien est effectué dans les ministères responsables...

    Je vais devoir vous interrompre, madame Doucet.

    ... oui mais quelqu'un doit réunir tous les éléments pour présenter le tableau complet au conseiller en sécurité nationale.

    Le temps est largement écoulé.

    Nous passons à M. Byrne pour cinq minutes.

    Merci beaucoup, monsieur le président.

    Merci beaucoup d'être venu comparaître.

    Madame Doucet, vous occupez une fonction très importante et vous comparaissez devant nous à un moment crucial puisque vous avez cette capacité unique de pouvoir décrire à ce comité l'architecture de la technologie de l'information que l'on retrouve au sein du Bureau du Conseil privé.

    Vous avez déjà intrigué le comité en déclarant qu'en cas de catastrophe, il existe un mécanisme d'atténuation qui permet de conserver les dossiers électroniques mais seulement pendant... Je me permets de résumer ce que vous avez dit, la conception architecturale permet de conserver les dossiers seulement pendant 30 jours. Il existe manifestement d'autres éléments du système de la technologie d'information au Bureau du Conseil privé pour conserver des dossiers électroniques. Pourriez-vous décrire ces systèmes au comité?

    Quelqu'un qui écrit un courriel va manifestement conserver ce courriel dans son ordinateur personnel pendant une période de temps indéfinie, mais il y a évidemment aussi d'autres serveurs au Bureau du Conseil privé qui conservent les dossiers électroniques, les courriels en particulier. Puisque vous êtes la sous-ministre adjointe des services ministériels pour le Bureau du Conseil privé, pourriez-vous nous décrire l'architecture?

    Bien que j'aimerais vous donner les explications techniques que vous recherchez, je n'ai pas les compétences nécessaires. J'ai des employés qui s'en occupent.

    Comparaîtront cependant devant vous après moi, des employés de Services partagés Canada qui ont beaucoup plus de connaissances sur l'architecture de nos systèmes de TI.

    Y a-t-il quelqu'un au Bureau du Conseil privé qui relève de vous? Ne serait-ce pas l'agent d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels? Est-ce que cela touche les services ministériels?

    Oui en effet.

    En effet.

    Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du Conseil privé a-t-il participé à l'enquête ou à l'étude ou à la recherche de courriels en question venant de l'ancien conseiller juridique du premier ministre?

    Concernant la question des courriels auxquels vous faites allusion, j'aimerais réitérer que le mandat du Conseil privé est d'offrir des conseils professionnels non partisans et du soutien au gouvernement.

    Nous n'avons pas à offrir des conseils de nature personnelle ou politique aux cabinets des ministres et ce serait très inhabituel que le BCP ait des dossiers sur des questions politiques ou personnelles. Alors oui, pour répondre à votre question, lorsque nous recevons une demande d'accès à l'information, nous avons une division de l'AIPRP qui coordonne le tout et qui s'assure que les instruments de délégation en place soient mis en oeuvre pour répondre à chaque demande dans le respect des règles qui nous régissent en vertu de la loi et telles qu'interprétées par les tribunaux.

    Les décisions ne devraient-elles être prises par les coordonnateurs d'accès à l'information et assujetties à un examen judiciaire dans le cas où il y aurait désaccord sur la question de savoir si un sujet donné relève de la Loi de l'accès à l'information ou des ministères eux-mêmes? Une fois que vous supprimez un dossier électronique, c'est le châtiment ultime de ce dossier en particulier. Il ne peut être récupéré. Par conséquent, il ne peut y avoir de jugement.

    Est-ce une politique courante ou est-il écrit quelque part qu'il est acceptable de supprimer ces dossiers, qu'ils soient ou non de nature politique?

    Vous parlez en fait des grands principes de gestion des dossiers. Il y a des lois qui dictent quels dossiers doivent être conservés, des lois qui sont interprétées par les directives du Conseil du Trésor. La gestion de l'information est liée au mandat du coordonnateur de l'accès à l'information, mais n'en fait pas vraiment partie. Le coordonnateur d'accès à l'information intervient une fois que des documents ont été créés et préservés, après la présentation d'une demande d'accès à l'information. Il lui incombe d'appliquer la loi...

    Donc vous dites que l'on peut contourner la loi en détruisant les dossiers? Si les dossiers ne peuvent être produits à la demande du coordonnateur de l'accès à l'information, eh bien celui-ci ne peut pas statuer sur quoi que ce soit. Une façon très commode de contourner la loi serait donc de détruire les dossiers afin qu'il soit impossible de les présenter au coordonnateur de l'accès l'information.

    Merci, monsieur Byrne.

    Je vais laisser quelques secondes à Mme Doucet pour répondre à votre question.

    Comme je le disais, il y a des règles qui dictent quels dossiers doivent être conservés et lesquels peuvent être supprimés. Tous les fonctionnaires doivent suivre ces règles.

    Merci, madame Doucet.

    Monsieur Van Kesteren, vous disposez également de cinq minutes.

    Merci, monsieur le président.

    Merci de votre comparution.

    Je suis nouveau à ce comité et je vais donc vous poser des questions assez élémentaires. Je crois que la question de M. O'Connor est demeurée sans réponse. J'aimerais vraiment l'entendre.

    Nous sommes tous d'accord sur l'importance du problème du trafic des personnes, mais je souhaite savoir pourquoi cette question relève du Bureau du Conseil privé? Pourquoi les enquêtes et le travail sur ce problème relèvent-ils de votre fonction. Je ne comprends pas.

    J'avais une autre question sur la commission du saumon du Pacifique. Comment se fait-il que ces questions fassent partie de votre mandat?

     Je vous remercie de la question.

    Monsieur le président, permettez-moi de vous expliquer pourquoi la fonction de M. Elcock relève du Bureau du Conseil privé. C'est que le Bureau du Conseil privé a comme mandat de coordonner toute initiative prioritaire du gouvernement. Et la migration illégale fait partie du mandat de M. Elcock. Dès lors qu'un objectif national exige une coordination pancanadienne, l'on en fait une fonction du Bureau du Conseil privé.

    Un tel dossier n'est-il pas éventuellement transféré à un ministère?

    Si un tel dossier aboutit à des opérations, il est alors transféré. Si la coordination n'est plus pertinente et qu'il fait l'objet d'opérations, il est alors transmis à un ministère.

    Permettez-moi de vous donner un exemple. Pendant plusieurs années, le Bureau du Conseil privé avait un groupe de travail sur l'Afghanistan qui coordonnait les efforts de notre mission dans ce pays. Lorsque le Canada s'est retiré de son rôle de combat, il a néanmoins gardé une présence en Afghanistan, mais les fonctions qui en découlaient étaient désormais administrées par les divers ministères concernés.

    Si un dossier était remis au ministère de la Sécurité publique, le ministre en serait dès lors responsable. À ce point, sous quelle compétence tombe le dossier? Le premier ministre est-il directement responsable des actions de M. Elcock?

    Oui.

    M. Alcock relève de M. Stephen Rigby, conseiller de sécurité nationale au premier ministre. M. Rigby relève à son tour du greffier du Conseil privé. Ce dernier relève directement du premier ministre.

    D'accord.

    Cette répartition des rôles semble entourée du plus épais secret. Peut-être que cette réputation n'est pas méritée. Vous avez parlé de confidentialité. On parle souvent de la confidentialité des affaires du caucus.

    Quelles sont donc les règles de confidentialité qui gouvernent le Bureau du Conseil privé et tous ceux qui y travaillent? Dans quelle mesure peuvent-ils communiquer avec le public et avec la presse?

    Les règles de confidentialité sont les mêmes que pour tous les fonctionnaires, et le Bureau du Conseil privé ne fait pas exception. Ces règles stipulent les modes de classification des conversations et des documents. Qu'ils soient jugés très sensibles, relativement sensibles, pas très sensibles, ou pas sensibles du tout dépend du système de classification qui les régit. Par exemple, si M. Elcock avait pu comparaître aujourd'hui, et il présente ses excuses, puisqu'il est en Indonésie, et si vous lui aviez demandé des détails sur son travail, il vous aurait répondu qu'il ne peut pas en parler.

    En ce qui concerne les communications avec le public, si vous travaillez dans un ministère et un programme dont la raison d'être est de communiquer avec les citoyens à titre de partie prenante, alors, votre travail c'est justement de communiquer avec le public. Si vous travaillez dans un bureau des communications et que vous êtes porte-parole, alors vous devez parler à la presse. Chacun a ses rôles et responsabilités, dont il doit s'acquitter dans l'exercice de ses fonctions.

    J'ai une question un peu étrange à vous poser. Vous dites que vous offrez des conseils et de l'aide au Cabinet, au premier ministre et aux comités. Avez-vous constaté un virage dernièrement? Par exemple, consacrez-vous davantage de temps et d'effort au Cabinet du premier ministre? Ou les tendances sont-elles à peu près les mêmes que d'habitude?

    C'est une question des plus intéressantes, et je vous remercie de la poser.

    Je ne me sens pas bien placée pour répondre à cette question car, comme vous, je suis assez nouvelle au Bureau du Conseil privé. Je n'y suis que depuis deux ans, et bien que j'ai une bonne idée du travail que nous y faisons actuellement, je ne connais pas l'historique ou les antécédents du Bureau du Conseil privé, et je n'ai aucune expérience de l'analyse de la science politique sous-tendant les décisions. Je pense donc que d'autres plus qualifiés que moi devraient répondre à cette question.

    Par contre, vous m'avez posé une question au sujet des commissions d'enquête, et s'il me reste quelques secondes, j'aimerais bien y répondre, car il s'agit d'un aspect très intéressant du mandat du Bureau du Conseil privé.

    Si vous examinez notre architecture d'alignement des programmes, ou AAP dans notre jargon, vous verrez qu'on a cinq domaines de compétences. L'une d'entre elles est les commissions d'enquête, qui sont gouvernées par une loi habilitante. Cette loi permet au premier ministre de demander que soit créée une commission d'enquête afin d'étudier en profondeur toute question qu'il estime le mérite. Tout dernièrement, il a créé une Commission d'enquête sur le déclin des stocks de saumon du Pacifique dans la rivière Fraser. Dès lors que le premier ministre demande une commission d'enquête, il incombe au Bureau du Conseil privé de trouver les moyens et ressources au sein du gouvernement pour financer une enquête, et ensuite d'assurer un soutien administratif à la commission afin que celle-ci puisse s'acquitter de son mandat de façon indépendante et impartiale, puis d'en faire rapport au premier ministre.

    Merci, monsieur Van Kesteren. Votre temps est écoulé.

    Monsieur Martin, vous avez la parole.

    Merci, monsieur le président.

    Je n'ai qu'une brève question, pour donner suite à ma question originale.

    Madame Doucet, la lettre du Bureau du Conseil privé annonçait que les courriels de M. Benjamin Perrin avaient en fin de compte échappé à la déchiqueteuse, car ils faisaient l'objet d'un litige sans aucun lien avec la question qui nous occupe. Quel était ce litige qui a fait en sorte que vous ayez préservé ces courriels plutôt que de les détruire, conformément à votre protocole habituel?

    La nature de ce litige différent concernait un autre ministère fédéral.

    Lequel?

    RHDCC.

    Merci.

    Mme Day utilisera le reste du temps qui m'est alloué.

    Merci.

    Les questions posées par M. Martin m'interpellent fortement et j'aimerais obtenir des éclaircissements de votre part.

    Le Bureau du Conseil privé doit veiller à maintenir la plus haute forme de professionnalisme et d'éthique dans la fonction publique fédérale. Le bureau a récemment fait les manchettes parce qu'il avait retrouvé des courriels ayant fait l'objet d'une enquête de la GRC mais qui avaient été initialement déclarés effacés.

    Vous avez dit tout à l'heure que vous détruisez les courriels après 30 jours. Où se trouvaient ces courriels entre le moment où la GRC les a demandés et le moment où le bureau les a retrouvés? Y a-t-il des personnes qui ont eu accès à ces courriels? Je crois que mes questions sont assez claires.

    Avant que Mme Doucet réponde, j'aimerais mentionner que plusieurs questions concernent des courriels précis de certaines personnes.

    Dans l'étude des Rapports ministériels sur le rendement et du Budget supplémentaire des dépenses (B), il est possible de poser des questions sur la gestion générale des courriels. Cependant, il est un peu difficile de poser des questions sur des courriels précis. Je peux vous laisser reformuler votre question pour qu'elle corresponde aux deux sujets à l'étude.

    Monsieur le président, mes questions concernent le Bureau du Conseil privé.

    Madame Doucet, êtes-vous en mesure de répondre à ces questions?

    Je remercie Mme Day de la question.

    Je vous demanderais de vous reporter à la lettre que le Bureau du Conseil privé a envoyée à la GRC le 1 ^er décembre 2013. La lettre se passe de commentaires, et je ne pas en dire davantage.

    Savez-vous si des gens ont eu connaissance de ces courriels au bureau?

    Une fois de plus, je vous renvoie à la lettre envoyée à la GRC le 1 ^er décembre 2013.

    Je vais vous poser une autre question.

    Il a été question de la sécurité aux frontières et de passages clandestins. Est-ce que cela inclut également la frontière entre les États-Unis et le Canada?

    Je vous remercie de la question.

    Au Bureau du Conseil privé, nous travaillons sur deux dossiers prioritaires liés à la sécurité des frontières. Nous avons déjà parlé du travail de M. Elcock sur la migration illégale, mais il y a un autre dossier lié aux frontières qui relève de M. David Moloney, du Bureau du Conseil privé. Il s'agit de la mise en oeuvre de l'initiative Par-delà la frontière, du Conseil Canada-États-Unis de coopération en matière de réglementation.

    L'initiative Par-delà la frontière touche directement à la sécurité des frontières. Elle découle de plans d'action convenus entre le premier ministre et le président américain le 7 décembre 2011. Les gens du Bureau du Conseil privé collaborent depuis deux ans avec des partenaires du fédéral ainsi qu'avec leurs homologues américains afin de régler des problèmes qui concernent la frontière. Il s'agit de réagir aux menaces promptement, tout en facilitant le commerce et la croissance économique afin de favoriser la création d'emplois, de faciliter l'application de la Loi transfrontalière, de défendre les infrastructures critiques, et d'assurer la cybersécurité.

    Monsieur le président, je dois interrompre Mme Doucet parce que je parlais des passages clandestins entre les frontières. Ces passages clandestins sont-ils en augmentation? Certains députés voient qu'il y a une augmentation des passages clandestins et des passages clandestins d'armes à feu. Ici, on n'en parle pas.

    Quel montant a été alloué au problème des passages clandestins? Qu'est-ce que le budget prévoit pour régler ce problème?

    Je vous remercie de la question.

    Je peux vous parler des aspects qui tombent sous le contrôle du Bureau du Conseil privé. Je ne peux pas parler de tout ce qui touche les autres ministères.

    En ce qui concerne le trafic de personnes, le Bureau du Conseil privé se concentre sur le trafic maritime. M. Elcock a pour mandat de coordonner les efforts de partenaires nationaux clés, notamment en ce qui concerne le trafic de migrants par voie maritime. Nous excluons les trafics qui passent par voie terrestre ou aérienne. Nous ne parlons que du trafic par voie maritime.

    Madame Cahill, voudriez-vous parler des dépenses du Bureau du Conseil privé à cet égard? Ce serait très utile.

    Mais certainement, merci.

    D'abord, ces quatre dernières années, le dossier du trafic des personnes a été financé à hauteur de 5,6 millions de dollars pour les seuls éléments concernant le Bureau du Conseil privé seulement. En 2012-2013, nous avons dépensé 776 000 $ sur cette initiative. En 2013-2014, comme vous le savez, nous demandons 1,2 million de dollars et nous prévoyons dépenser la somme au complet.

    Je vous remercie de vos réponses.

    Monsieur Aspin, vous avez également cinq minutes.

    Merci, monsieur le président.

    Bienvenue à nos invités du Bureau du Conseil privé.

    Premièrement, j'ai une question générale au sujet des crédits et de votre rapport. Madame Doucet, quelles sont les principales réalisations du Bureau du Conseil privé en 2012-2013?

    Comme Mme Doucet l'a indiqué dans ses remarques liminaires, nous avons réalisé beaucoup de bonnes choses en 2012-2013.

    J'ajouterais ce qui suit. Nous avons administré le programme de gestion du rendement des personnes nommées par le gouverneur en conseil et avons d'ailleurs modifié le programme en mettant davantage l'accent sur l'atteinte d'objectifs organisationnels concernant l'ensemble de cet organe. De plus, nous avons renforcé les capacités de leadership au sein de la fonction publique en faisant la promotion de services et programmes efficaces de développement des compétences au sein des échelons supérieurs.

    Bien entendu, il y a aussi le Conseil de coopération en matière de réglementation entre le Canada et les États-Unis. Ce conseil est passé du Secrétariat du Conseil du Trésor au Bureau du Conseil privé, où nous avons piloté la production de plans de travail pour chacune des 29 initiatives du plan d'action conjoint du conseil.

    Du point de vue statistique, nous avons coordonné et appuyé la création de 35 projets de loi d'initiative ministérielle. Sur ces 35 projets de loi, 24 ont été adoptés par le Parlement.

    Voilà quelques-unes de nos réalisations en 2012-2013.

    Merci.

    Quel est le mandat du nouveau Sous-comité de l'administration publique du Comité du Cabinet sur les plans et priorités?

    En 2012-2013, ce comité faisait partie de ceux qu'appuie le Bureau du Conseil privé. Comme vous l'avez indiqué, en 2012-2013 il constituait l'un des sous-comités du Comité des plans et priorités. Je n'ai pas le mandat comme tel sous les yeux, mais je sais qu'ils ont tenu une série de réunions — 12 ou 13 — pour dégager des efficiences au sein de la fonction publique.

    Je disais tout à l'heure qu'il fallait voir la forêt malgré les arbres. Lorsque nous travaillions sur nos plans d'action de réduction du déficit, chaque ministère a fait un examen interministériel afin de trouver des économies en son sein.

    Ce comité a adopté une approche plus systémique en se demandant comment l'on pouvait dégager des économies interministérielles: quel double emploi trouve-t-on entre les ministères? Ce comité était appuyé par un groupe de fonctionnaires.

    D'accord.

    Il me reste combien de temps, monsieur le président?

    Il vous reste une minute et demie.

    Il n'y a qu'un seul programme du Bureau du Conseil privé qui fournit un soutien et offre des conseils aux comités du cabinet. À ce que je sache, il y a six comités et un sous-comité. Pouvez-vous nous dire combien de fois ces comités se réunissent en moyenne par année?

    En règle générale, les comités du Cabinet se rencontrent lorsque la Chambre siège. Ils se réunissent parfois une semaine avant que la Chambre ne reprenne ses travaux. Après le congé d'été, il peut y avoir des réunions la semaine avant que la Chambre ne revienne. Aux périodes les plus occupées, près de Noël ou en juin, lorsque la Chambre est prête à ajourner, ils se réunissent parfois la semaine après l'ajournement.

    Il n'est pas inhabituel que, lorsque la Chambre siège, les comités se réunissent chaque semaine ou toutes les deux semaines. Les comités doivent s'occuper d'un volume important de dossiers, qu'ils passent par les sous-comités, comme celui des affaires sociales, ou qu'ils passent par le Comité sur l'économie. Il y a également, bien sûr, les filières des affaires étrangères et de la défense.

    Je vous remercie, madame Doucet, d'avoir témoigné devant nous et d'avoir répondu à nos questions.

    Je vais suspendre la séance pour quelques minutes afin d'accueillir les témoins de Services partagés Canada, qui vont comparaître pendant la deuxième heure de séance.

    À l'ordre, s'il vous plaît.

    Nous allons poursuivre la huitième séance du comité et aborder le deuxième sujet qui figure à l'ordre du jour.

    Nous accueillons les représentants de Services partagés Canada, soit Mme Forand, qui en est la présidente, Mme Rallis, qui est sous-ministre adjointe principale et chef des services financiers des Services ministériels, et M. Long, qui est sous-ministre adjoint principal de la Direction générale de la transformation, stratégie de service et conception.

    Vous aurez l'occasion de faire une présentation de dix minutes. Par la suite, les membres du comité vous poseront des questions reliées au Budget supplémentaire des dépenses (B) et aux Rapports ministériels sur le rendement de 2012-2013.

     Je vous remercie d'être parmi nous.

     Madame Forand, vous avez la parole pour dix minutes.

    Merci beaucoup, monsieur le président.

    Je suis heureuse d'être ici aujourd'hui pour discuter du rapport ministériel sur le rendement 2012-2013 et du Budget supplémentaire des dépenses (B) de Services partagés Canada.

    Je ne vais pas vous présenter mes collègues, puisque vous l'avez déjà fait.

    J'aimerais commencer en soulignant que Services partagés Canada a été créé en août 2011 dans le but de regrouper, de normaliser et de transformer la prestation des services de courriel, de centres de données et de réseaux du gouvernement du Canada. Ce mandat a été réaffirmé aux termes de la Loi sur Services partagés Canada, qui est entrée en vigueur en juin 2012.

    De plus, Services partagés Canada a dû, peu après l'exercice financier de 2012-2013, assumer de nouvelles responsabilités de regroupement pour l'achat des appareils technologiques en milieu de travail, soit des ordinateurs portatifs, des claviers, des imprimantes, etc.

    Nos objectifs demeurent les mêmes qu'au moment de notre création: réduire les coûts, accroître la sécurité des réseaux et améliorer les services de technologie de l'information dont se sert le gouvernement du Canada pour offrir des programmes et services aux Canadiens et aux Canadiennes.

    Lorsque nous nous sommes présentés devant le comité en avril dernier pour discuter du rapport sur les plans et les priorités de Services partagés Canada de 2013-2014, j'avais signalé que le ministère avait atteint les objectifs qu'il s'était fixés pour son premier exercice. Notre premier rapport ministériel sur le rendement, déposé par le président du Conseil du Trésor le 5 novembre, fournit plus de détails à cet égard et reflète le progrès que nous avons accompli dans la réalisation de ces objectifs.

    Monsieur le président, c'est dans ce contexte que j'aimerais vous présenter certains de nos principaux résultats pour 2012-2013.

    Services partagés Canada est chargé d'exploiter et de transformer l'infrastructure de technologie de l'information du gouvernement. En 2012-2013, il a maintenu en tout temps la prestation des services de technologie de l'information offerts à ses 43 organisations fédérales partenaires, dont le maintien de 2 100 différents systèmes essentiels à la mission à l'appui des priorités, des programmes et des services du gouvernement du Canada, tout en veillant à la progression des plans de transformation organisationnelle visant les services de courriel, les centres de données et les réseaux.

    Nous avons commencé à mettre en vigueur une approche organisationnelle pour maintenir et améliorer la prestation des services d'infrastructure de technologie de l'information offerts à nos 43 organisations partenaires. Nous avons validé l'importance d'adopter une véritable perspective d'entreprise à l'égard de la gestion de l'infrastructure de technologie de l'information du gouvernement fédéral en vue d'améliorer le service, d'éliminer le double emploi et de réduire les coûts.

    En même temps, nous avons continué à mettre en oeuvre la transformation, qui fait partie de notre mandat, et qui est au coeur de tout ce que nous faisons. En juin, nous avons annoncé que nous allions mettre en oeuvre une solution unique pour remplacer les 63 systèmes de courriels distincts que l'on retrouvait dans le gouvernement fédéral. Un soumissionnaire a été retenu pour la mise en oeuvre de ce nouveau système et nous travaillons de près avec lui ainsi qu'avec les ministères et agences afin de terminer la mise en oeuvre de ce nouveau système d'ici mars 2015.

    Nous avons également effectué un premier inventaire de l'ensemble de nos biens; nous avons notamment déterminé que les 43 organisations que nous servons utilisent l'équipement provenant de 485 centres de données — la plupart ont de 30 à 40 ans. Nous avons établi les besoins à venir à l'occasion de vastes consultations auprès de partenaires et de l'industrie, défini une vision relativement à l'état final du regroupement des centres de données, qui passeront de 485 à sept, et effectué une analyse des lacunes pour nous aider à planifier la voie à suivre.

    La transformation des télécommunications touche tous les réseaux du gouvernement et toutes les communications convergentes, y compris les services téléphoniques, les services de vidéoconférence et d'audioconférence, de même que les centres d'appel. Quelque 50 réseaux répartis sur plus de 3 580 sites au Canada et à l'étranger desservent plus de 377 000 utilisateurs. Services partagés Canada migrera ses réseaux vers une infrastructure commune partagée de réseaux de télécommunications. Chaque service de télécommunications sera analysé afin de répondre aux objectifs et aux besoins de l'organisation ainsi que d'offrir le meilleur rapport qualité-prix à l'État.

    Grâce à son programme de transformation, Services partagés Canada réalisera des économies par suite du regroupement, améliorera le service par l'adoption de processus davantage normalisés, rehaussera la capacité au moyen d'une augmentation de stockage et de largeur de bande et améliorera la sécurité.

    L'industrie est un partenaire essentiel dans l'élaboration de solutions novatrices et économiques dans le cadre de l'initiative de transformation de la technologie de l'information du gouvernement. En 2012-2013, Services partagés Canada a établi des relations soutenues et importantes avec le secteur privé en vue d'exploiter ses pratiques exemplaires et ses approches novatrices.

    Services partagés Canada a mobilisé dès le début le secteur privé, et des consultations ont été tenues en continu avec les fournisseurs et les fournisseurs de services. Les experts de l'industrie ont participé aux discussions portant sur les principes, les résultats et la méthodologie. Les renseignements et les conseils que nous avons reçus lors de ces discussions ont été pris en compte dans nos stratégies et plans de transformation.

    En outre, Services partagés Canada utilise un processus d'achat collaboratif à plusieurs étapes dans le cadre de ses grandes initiatives, notamment la transformation des services de courriel. Cette approche a permis d'effectuer des achats ouverts, équitables et transparents qui ont fourni des solutions novatrices et économiques.

    Enfin, un autre jalon important de Services partagés Canada en 2012-2013 a été de respecter l'engagement qu'il a pris dans le cadre du budget de 2012, de réaliser des économies de près de 75 millions de dollars. Cet engagement a été atteint grâce au regroupement des contrats, en tirant profit du pouvoir d'achat du gouvernement et en rationalisant les services internes. Les économies se divisent comme suit: 13,2 millions de dollars et 20 millions de dollars en contrats de services de réseau et de services cellulaires, respectivement; 9 millions de dollars en services interurbains et en services de téléconférence sans frais; 7,5 millions de dollars en réductions d'approvisionnement en services de réseau; et 25 millions de dollars en activités à l'interne.

    En ce qui concerne le Budget supplémentaire des dépenses (B) de SPC pour 2013-2014, le montant représente une augmentation des niveaux de référence de l'organisation, qui passe de 1,482 à 1,495 milliard de dollars. L'augmentation nette de 12,9 millions de dollars est attribuable aux transferts entre organisations partenaires, ainsi qu'à un petit nombre de nouvelles initiatives dirigées par d'autres ministères, pour lesquels Services partagés Canada fournira l'infrastructure de technologie de l'information.

    En conclusion, monsieur le président, Services partagés Canada travaille à réaliser la vision du gouvernement, qui est de générer des économies et de les réinvestir, d'accroître la sécurité et d'améliorer les services offerts aux Canadiens et aux Canadiennes par l'intermédiaire de nos initiatives de modernisation de la technologie de l'information. Grâce au regroupement et à la rationalisation des services d'infrastructure de technologie de l'information effectués par Services partagés Canada, les organisations fédérales auront accès à des services d'infrastructure de technologie de l'information modernes, fiables, sécurisés et rentables, en vue de faciliter l'atteinte des priorités du gouvernement et la réalisation des programmes.

    Merci, monsieur le président. Ce sera un plaisir de répondre aux questions des membres du comité.

    Je vous remercie de votre présentation.

    Sans plus tarder, je cède la parole aux membres du comité.

    Monsieur Martin, vous avez cinq minutes.

    Merci, monsieur le président. Merci, madame Forand.

    Vous avez utilisé un langage fort charmant pour décrire ces services en les qualifiant de modernes, fiables, sécurisés et rentables. Il serait en effet difficile de critiquer ces attributs.

    Est-ce que l'augmentation de la bande passante et de l'espace de stockage que l'on retrouvera dans le cadre de l'initiative sur la transformation des TI — que vous avez également appelé initiative de modernisation — mènera à un changement de politique en ce qui a trait à la quantité d'information qui peut être retenue ou qui doit être détruite? Nous avons abordé ce thème au cours de la dernière heure.

    Je pense que les autres témoins vous l'avaient déjà indiqué, les exigences concernant la garde et l'entreposage des renseignements découlent de dispositions légales, comme la Loi sur l'accès à l'information, ainsi que de politiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

    En revanche, je vous dirais que notre initiative de transformation va considérablement augmenter la capacité de stockage du gouvernement du Canada. En fait, selon nos calculs, cela va septupler notre capacité d'entreposage et quadrupler la taille de la bande passante. Cela est fort important, surtout en cette ère de données très volumineuses. Nous allons, bien entendu, continuer à conserver les dossiers qui doivent l'être, mais cela va également donner aux ministères la capacité de se prévaloir de cette énorme quantité de données qui est constamment générée dans le monde.

    En ce qui a trait à la bande passante, bien entendu, il sera fort important de veiller à ce que les fonctionnaires et les Canadiens puissent maximiser leur capacité de travailler ensemble et de faire du réseautage par le biais de vidéos et de téléconférences et grâce, entre autres, à la diffusion en continu ou en direct de vidéos ou de données audio.

    Madame Forand, à titre de présidente de Services partagés Canada, saviez-vous que certains ministères avaient pour politique d'effacer toutes les données électroniques lors du départ d'un employé et de ne conserver les données électroniques que pendant 30 jours? Cela m'a étonné, et pourtant, cela fait longtemps que je suis député.

    S'agit-il d'une pratique courante dans d'autres ministères?

    Comme vous le savez déjà sans doute, il existe des politiques et des exigences en ce qui a trait à l'élimination de dossiers ayant une valeur commerciale.

    Oui, en effet. Il existe des règles très sévères en la matière, mais aucune d'elles ne porte sur la destruction des renseignements lorsqu'un employé quitte le ministère.

    Monsieur le président, il incombe à chaque fonctionnaire de veiller à bien gérer les dossiers ayant une valeur relativement aux opérations gouvernementales. Il existe des systèmes et des programmes dans chaque ministère pour conserver des programmes.

    Le système de courriels, votre boîte aux lettres électronique, n'est pas un système de gestion de dossiers. Chaque ministère dispose de systèmes de gestion de dossiers. En fait, en tant que gouvernement, nous nous orientons vers l'adoption d'un système de gestion de dossiers unique et pangouvernemental. Il s'appellera GCDOCS, et les ministères se dirigent dans cette voie.

    Il incombe à chaque fonctionnaire de s'assurer que les dossiers utiles au travail aient été convenablement stockés dans un système de gestion de dossiers.

    Selon vous, qui êtes « l'une » des professionnels dans ce domaine, estimeriez-vous que la correspondance entre l'avocat du premier ministre et un autre avocat concernant le paiement au sénateur en question est quelque chose qui aurait dû être sauvegardé?

    Monsieur le président, à titre d'employée de Services partagés Canada, je ne suis pas vraiment en mesure d'émettre des observations sur la nature de documents utiles au travail pour différentes organisations.

    Vous savez, nous avons fait beaucoup de chemin depuis l'époque où Rose Mary Woods a fait des pieds et des mains pour effacer 18 minutes des bandes d'enregistrement du président Nixon. Toutefois, le fait est qu'il y a dans les ministères du gouvernement, semble-t-il, toute une bande de Rose Mary Woods qui s'affairent, bon gré mal gré, à détruire de l'information.

    À ma connaissance, la Loi sur l'accès à l'information stipule que vous avez le devoir de créer des documents et de les conserver. Peut-être que grâce à l'information que vous nous présentez aujourd'hui, nous pourrons faire en sorte que certaines personnes respecteront cette loi.

    J'invoque le Règlement, monsieur le président.

    Monsieur Van Kesteren, voulez-vous invoquer le Règlement?

    Nous sommes ici pour discuter du budget des dépenses et non pour faire un procès aux fonctionnaires. C'est tout à fait contraire à l'objet de notre réunion d'aujourd'hui.

    Je demanderais à ce que le président exige du député qu'il pose des questions qui portent sur le Budget supplémentaire des dépenses ou, du moins, sur un sujet qui s'y rapporte.

    Je vous remercie de ce recours au Règlement.

    Je rappelle à nouveau que nous discutons du Budget supplémentaire des dépenses (B) et du Rapport ministériel sur le rendement, qui couvrent un bon nombre de choses, comme on a pu le constater dans l'allocution de Mme Forand. Je vais continuer à encadrer les questions et à m'assurer qu'elles portent sur les deux sujets à l'étude.

    Le temps de M. Martin est écoulé.

    Madame Ablonczy, vous avez la parole.

    Merci beaucoup.

    Merci de nous permettre de poser toute une série de questions intéressantes aujourd'hui. J'aimerais poser des questions sur le système de courriels, mais dans une perspective différente.

    Comme vous le savez, vous avez accepté la responsabilité de regrouper 63 systèmes de courriels gouvernementaux en un pour améliorer l'efficacité et générer des économies. Je remarque que dans votre rapport vous dites que les choses vont bien.

    J'ai eu la chance d'être là lors de l'établissement du système mondial de gestion des cas, où on nous disait année après année que tout allait bien. En fait, les choses n'allaient pas du tout. Il a fallu continuer à investir des centaines de millions de dollars dans ce système. Je suppose que maintenant il fonctionne.

    Alors, comment vont réellement les choses? J'aimerais avoir votre avis là-dessus? Respecte-t-on le calendrier? Respecte-t-on le budget? Les mauvaises expériences sont-elles vraiment derrière nous?

    Je vous remercie de la question.

    Il ne fait aucun doute que, par le passé, il y a eu un certain nombre d'exemples de projets de TI qui n'aient pas fonctionné tels que conçus ou souhaités. En tant qu'organisation ayant été créée pour transformer les systèmes de TI, nous savons que notre avenir est rempli de très importants projets, nous nous sommes penchés sur les risques inhérents aux grands projets de TI de façon extrêmement sérieuse. Nous venons tout juste de réaliser une perspective théorique en plus d'un examen des documents pour essayer de déterminer ce qui contribue à l'échec des projets de TI de grande envergure. C'est ce qui a alimenté toutes nos activités de planification et de mise en oeuvre jusqu'à maintenant.

    De façon plus terre-à-terre, je dirais que nous avons commencé à faire les choses différemment dès le processus d'approvisionnement. Plutôt que d'établir une demande de propositions de notre cru et de la présenter au marché pour voir ce qu'il adviendrait, nous avons plutôt consulté une vaste gamme de représentants de l'industrie pour voir si quelqu'un était intéressé à proposer quelque chose. Plus de 50 compagnies ont participé avec nous à une journée d'information et, par la suite, nous avons retenu un certain nombre d'entre elles en fonction de leur expérience. Il leur suffisait de nous indiquer qu'elles avaient l'expérience de la réalisation de systèmes courriels de grande taille pouvant desservir plus de 100 000 utilisateurs, dans les deux langues officielles, et de répondre à certaines autres exigences.

    Après avoir sélectionné ces quatre compagnies en fonction uniquement de leur expérience, nous avons ensuite passé trois mois avec elles à mettre sur pied notre demande de propositions afin de connaître les exigences requises et de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Chacune de ces entreprises pouvait ensuite...

    Vous avez parlé de DP?

    Je sais de quoi il s'agit, mais certains ne le savent peut-être pas.

    C'est exact.

    C'est ce que nous avons fait, en collaboration, et par la suite nous avons demandé aux quatre entreprises...

    Pouvez-vous nous dire ce que représente l'acronyme DP, s'il vous plaît?

    C'est une demande de proposition, je suis désolée.

    Nous avons tenu la séance initiale d'information et par la suite nous sommes passés à la période de qualification. Nous avons à ce moment-là peaufiné les exigences en collaboration avec les quatre compagnies. C'était tout simplement pour nous assurer — parce que nous n'avions jamais acquis de système de courriels auparavant — que nous allions être au courant des problèmes et défis à relever, tout en conservant nos propres exigences pour des composantes comme la sécurité. Par exemple, la souveraineté des données a été une composante importante sur laquelle nous nous sommes attardés au cours du processus. Il est essentiel pour le gouvernement du Canada que les données de son système de courriels demeurent au Canada en tout temps. Les centres de données se devaient d'être au Canada. L'information, en déplacement ou en repos, devait demeurer en permanence au Canada. C'était une de nos exigences et nous avions aussi une série d'exigences en matière de sécurité.

    Une fois que nous avons peaufiné ces exigences, nous les avons affichées dans une demande de propositions, et nous avons donné aux compagnies de un mois à six semaines pour préparer leurs soumissions. En fonction de cela, nous avons obtenu quatre soumissions valables, qui, encore une fois, représentent un taux de succès élevé pour une demande de propositions aussi importante que celle-là. Au bout du compte, la proposition présentée par Bell et CGI fut celle qui a été retenue.

    Voilà pour le processus d'approvisionnement, et bien sûr, nous travaillons de très près avec les entrepreneurs à toutes les étapes du projet, nous les suivons de près au fur et à mesure de la mise en place.

    J'aimerais souligner, par exemple, qu'en matière de gouvernance, je rencontre mon homologue le président de Solutions d'affaires Bell au moins tous les trois mois, sinon plus souvent, pour vérifier avec lui tous les problèmes de temps et de coût et pour m'assurer de la bonne marche du projet. Ce n'est qu'à notre niveau hiérarchique que nous pouvons nous entendre sur des changements à apporter dans le plan du projet ayant été adopté.

    Nous travaillons de très très près avec l'entrepreneur. Il sait que c'est un projet important pour nous. Nous lui avons fait savoir très clairement. Il sait que c'est un projet très important pour Bell Canada puisque c'est aussi un projet très public.

    Je vais devoir vous interrompre, car le temps est écoulé.

    Madame Day, vous avez la parole. Vous disposez de cinq minutes.

    Je vous remercie, madame Forand, d'être ici parmi nous.

    Dans votre exposé, vous avez parlé d'une économie de 75 millions de dollars. Est-ce une économie nette?

    C'est une économie nette de 75 millions de dollars.

    Merci.

    Vous avez dit qu'on passerait de 485 centres de données à sept. J'ai un petit bémol à ce sujet. Déjà, on perd des données après 30 jours. Si on passe de 485 centres où il est difficile de perdre des données à sept centres où il est facile d'en perdre, n'y a-t-il pas un risque que davantage de données soient détruites?

    Je vous remercie de la question.

    Les 485 centres de données dont nous disposons à l'heure actuelle sont dispersés un peu partout. Il y en a de très petits et une vingtaine environ qui sont de gros centres. Ils sont tous assez vieux. Ils ont en moyenne de 15 à 20 ans. Il y en a qui sont aussi vieux que 40 ans. La plupart sont situés dans des édifices à bureaux. On n'a pas créé d'édifices pour stocker les données de ces centres.

    Les membres du comité connaissent peut-être le caractère moderne des centres de données actuels. D'après les photos, les grands centres de données de Google ou de Yahoo, par exemple, sont extrêmement modernes. C'est vers ça qu'on se dirige. Un édifice qui est construit à ces fins est très sécuritaire et offre une bonne protection pour ce qui est de l'électricité, de la climatisation, etc.

    Autrement dit, on élimine ce qui est désuet.

    En effet.

    Et on passe à la modernité.

    Tout à fait.

    Bell a obtenu un contrat. Pouvez-vous nous dire quelle en est la valeur totale?

    Vous parlez du contrat relatif aux courriels?

    Je parle du contrat avec Bell Canada.

    Sa valeur totale est de 398 millions de dollars sur sept ans.

    Quels sont les niveaux de sécurité?

    En ce qui a trait aux courriels qui seront traités au moyen du système qui sera mis en oeuvre, il y aura deux paliers. Un des deux va assurer la sécurité jusqu'à un niveau qu'on appelle « protégé B », au sein du gouvernement du Canada. L'autre, qui est séparé et conçu par Bell et CGI, va protéger les courriels de niveau « secret ».

    La largeur de la bande et le stockage sont un problème qui va devenir récurrent. On nous encourage fortement — et cela doit être le cas dans tous les bureaux — à utiliser de plus en plus l'ordinateur et tout ce qui est informatique plutôt que de stocker nos données sur papier dans nos classeurs. Considérant le nombre de personnes que cela représente, on peut dire que le besoin en matière de stockage est exponentiel.

    À cet égard, avez-vous déterminé à quel moment on plafonnerait?

    Monsieur le président, notre plan de transformation vise à éviter qu'un tel moment arrive. Avec l'équipement et la capacité dont nous disposons présentement, cela aurait pu se produire à un moment donné. D'ailleurs, la vérificatrice générale précédente, Mme Sheila Fraser, a fait état de cette situation dans son rapport en 2010. Elle a souligné que notre infrastructure était vieillissante et qu'elle n'était pas à la hauteur des besoins actuels.

    Nous bâtissons et planifions donc pour l'avenir de façon à ce que la capacité soit à la hauteur des exigences futures en matière de stockage de données.

    Si notre capacité de stockage devient infinie ou presque, on peut s'attendre à ce que la limite de 30 jours pour la destruction des documents et des courriels soit prolongée.

    À Services partagés Canada, nous sommes responsables de la gestion de la technologie. Quant à la gestion de l'information, les dossiers et les documents qui doivent être gardés en vertu de la politique du Conseil du Trésor et des lois en vertu desquelles nous travaillons ne sont pas détruits. Les obligations de divers ministères font en sorte qu'ils sont préservés. Dans le cas du programme de la Sécurité de la vieillesse, par exemple, je crois que les documents sont préservés pendant plusieurs décennies. Les documents qui doivent être préservés sont gardés dans les systèmes de gestion de l'information.

    Je vous remercie.

    Madame Day, le temps qui vous était alloué est écoulé.

    Je cède maintenant la parole à M. Cannan pour cinq minutes.

    Merci beaucoup, monsieur le président.

    À nos témoins, je veux dire que c'est un plaisir de vous revoir.

    C'est une très bonne nouvelle pour les contribuables canadiens. Je suis très enthousiaste à l'idée d'économiser 75 millions de dollars comme vous avez pu le faire dans le budget de 2012 tout en atteignant vos objectifs. Ça illustre clairement les initiatives entreprises par votre équipe. Comme ma collègue, Mme Ablonczy l'a mentionné, le regroupement de 63 différents systèmes de courriels en un est un projet de très grande envergure.

    Le regroupement des centres de données... Dans ma circonscription de Kelowna—Lake Country, nous avons un centre de données de TCI à gigaoctets de très haute densité qui est à la fine pointe de la technologie et qui s'appelle RackForce. Mme Rempel, qui est la ministre de la Diversification de l'économie de l'Ouest, en a fait récemment la visite. Les avancées et les percées technologiques sont très impressionnantes. Ce centre accueillera des clients de partout dans le monde qui sont situés... Je le sais, en raison de la faille et des qualités parasismiques, parce que chaque province et territoire a également fait l'objet d'un examen. La Colombie-Britannique a choisi un centre à l'intérieur des terres plutôt que sur la côte en raison des risques de tremblement de terre. Je comprends donc comment le secteur privé se sert des centres de données.

    Mais quelque chose m'intrigue. Vous avez dit dans le préambule de votre rapport que vous alliez passer de 485 centres de données à 7, c'est vraiment incroyable. Pouvez-vous nous donner des détails à ce sujet, à savoir comment vous comptez réaliser ce regroupement et le délai dans lequel vous comptez le faire?

    Merci, monsieur le président.

    Si vous me le permettez, je vais laisser mon collègue M. Long répondre à cette question. Il travaille avec beaucoup d'acharnement à ce dossier depuis presque deux ans et demi.

    Merci, madame Forand.

    Dans notre plan de regroupement des centres de données, nous comptons examiner les services offerts dans ces installations pour ensuite les regrouper dans moins d'installations. Notre objectif consistait à recenser les emplacements des centres de données au moyen de critères objectifs et de données scientifiques pour établir où ils devraient se trouver et ensuite de construire ces centres de données par groupe de deux. Ce jumelage devrait permettre la récupération des données en cas de catastrophe ou la continuité des opérations.

    Le processus que nous allons utiliser pour ce regroupement consiste d'abord à examiner les serveurs individuels qui se trouvent au sein des centres de données avant de passer aux ordinateurs et aux serveurs de plus grande taille afin de regrouper toutes les applications et les systèmes qui fonctionnent grâce à ces serveurs dans un nombre moins important de serveurs, qui se retrouveraient dans des centres de données beaucoup plus denses, beaucoup plus efficients et beaucoup plus sains pour l'environnement au cours des sept prochaines années. C'est un déploiement à très grande échelle. Comme Mme Forand l'a dit, les 485 centres de données répartis d'un bout à l'autre du pays se retrouvent dans toutes sortes de bâtiments. Il n'y en a que quelques-uns — soit seulement deux — qui sont des centres de données du gouvernement du Canada à avoir été construits à cet effet. Notre objectif consiste donc à faire un transfert vers des installations très modernes au cours des prochaines années, en raison de la portée et de la complexité des travaux à mener.

    C'est merveilleux.

    Puisque je suis un conservateur en matière financière, je suis toujours intéressé par des économies. Aviez-vous pu faire une évaluation préliminaire des économies escomptées?

    Il ne fait aucun doute que nous allons atteindre nos trois objectifs, à savoir les économies, l'amélioration des services et la sécurité.

    Du point de vue de la sécurité actuelle, étant donné que les centres de données se situent dans divers environnements et en raison des diverses politiques en matière de sécurité qui s'y appliquent, le transfert vers des services normalisés nous permettra d'accroître la sécurité pour toutes les données qui seront conservées dans ces centres.

    Du point de vue des services, nous savons que nous pouvons normaliser et améliorer tous les services d'appui qui sont offerts essentiellement 24 heures sur 24 et sept jours sur sept. Nous allons être en mesure d'améliorer ces services et les niveaux de service.

    Et finalement, du point de vue des économies, nous avons examiné celles que nous comptons réaliser dans le cadre de notre plan septennal. Nous avons pour objectif de réaliser des économies chaque année tout au long du processus et de la période de planification, économies qui devraient s'élever à quelque 99 millions de dollars.

    Des économies de 99 millions de dollars, j'adore ça. Merci.

    Pour ce qui est du Budget supplémentaire des dépenses (B), vous indiquez dans votre rapport que vous voulez obtenir 12,9 millions de dollars pour de nouvelles initiatives. Pourriez-vous dire au comité quelles sont ces nouvelles initiatives et à quoi seront consacrés les fonds de la TI?

    Je vous remercie de la question.

    Notre Budget supplémentaire des dépenses se divise en deux vastes catégories concernant des nouveaux fonds pour Services partagés Canada.

    Un regroupement porte sur les transferts en provenance d'autres ministères pour être sûr d'avoir le budget opportun après la création de Services partagés Canada. Les crédits des ministères nous ont été transférés et nous continuons à faire des calculs pour déterminer si nous avons eu le bon montant ou pas. Certains montants sont remboursés, tandis que d'autres nous sont récupérés. Ces transferts s'élèvent à environ 6,9 millions de dollars.

    Le reste des 5,98 millions de dollars vise des nouveaux projets qui sont dirigés par d'autres ministères mais qui nécessitent une infrastructure de TI. Je peux vous donner l'exemple des frontières dont parlait le comité pendant la comparution d'autres témoins. Il existe des initiatives comme la capacité d'entrées et de sorties aux frontières canadiennes. Pour cette initiative, il faut avoir recours à une infrastructure de TI. Les responsables auront aussi besoin de bandes passantes, de serveurs et de matériel que nous offrons. Le ministère responsable serait Citoyenneté et Immigration Canada auquel nous apporterions notre contribution. Dans le Budget supplémentaire des dépenses (B), toutes ces initiatives sont établies dans la liste des initiatives horizontales.

    Merci beaucoup. C'est excellent. Je vous souhaite la meilleure des chances et la poursuite de votre bon travail.

    Je vous remercie.

    Monsieur Byrne, vous avez la parole. Vous disposez de cinq minutes.

    Je remercie les témoins d'être venus.

    Seriez-vous en mesure de nous dire si le Bureau du Conseil privé est un client de Services partagés Canada pour la conservation des documents électroniques, en matière de technologie de l'information?

    Je vous remercie de la question.

    Oui, le Bureau du Conseil privé est un ministère partenaire de Services partagés Canada.

     ... en vertu des décrets adoptés à cet égard.

    Lors d'une réunion précédente, un témoin a indiqué que vous seriez mieux placée pour expliquer au comité l'architecture de système utilisée au Bureau du Conseil privé pour la conservation des documents sur les serveurs.

    Pourriez-vous nous éclairer sur l'organisation de cette architecture?

    Nous sommes chargés de fournir, d'entretenir et de soutenir l'infrastructure de TI du Bureau du Conseil privé, ce qui comprend effectivement le système de courrier électronique. Nous sommes donc les responsables techniques du système de courriel.

    Je demanderai à mon collègue, Benoît Long, s'il a des commentaires à formuler concernant l'architecture de ce système. Je pense qu'il s'agit de la manière habituelle d'offrir des services de messagerie, mais je demanderai à Benoît, si vous me le permettez, de vous parler de l'architecture.

    Brièvement, l'architecture se base sur une application appelée Outlook et Exchange. Le système comprend des ordinateurs de bureau dotés d'un logiciel client par l'entremise duquel les utilisateurs ont accès à leurs courriels. Puis, dans les centres informatiques se trouvent des serveurs — des ordinateurs — où sont stockées les données et l'application elle-même.

    Je ne sais pas ce qu'il en est dans ce cas-ci, mais les données pourraient — mais pas nécessairement — être stockées sur de multiples serveurs ou sauvegardées dans différents centres informatiques, selon la configuration choisie par les ministères. Voilà donc l'architecture générale des applications.

    Donc, si une demande concernant la destruction de données était présentée, en fonction d'un protocole applicable au sein d'un ministère en particulier, est-ce que le ministère en question, soit votre client, serait en mesure d'effectuer l'opération directement de son propre système, ou devrait-il vous présenter une demande de destruction de données?

    Je ne pense pas pouvoir vous dire si le ministère pourrait le faire lui-même ou si nous devrions le faire pour lui.

    Si les ministères veulent apporter des changements à leurs systèmes, ils peuvent nous présenter une demande. Les employés de Services partagés Canada qui répondraient à une telle demande feraient partie de l'équipe de soutien technique. Sur réception d'une demande d'un ministère client, ils établiraient exactement ce qu'elle implique.

    C'est intéressant, puisque vous venez de dire que les données pourraient être stockées sur de multiples serveurs un peu partout, selon l'architecture de système ou la configuration actuelle. Une réponse à cette question serait utile, alors si vous pouviez fournir une réponse définitive au comité par l'entremise de la présidence, ce serait fort apprécié.

    Monsieur le président, je dirai simplement que les utilisateurs du système n'ont pas accès aux serveurs. Seul l'administrateur du système de TI y a accès. Les modifications qu'un utilisateur peut apporter aux données stockées sur les serveurs dépendent de ce qu'il peut faire de son poste de travail.

    L'administrateur relèverait-il de Services partagés Canada, ou du ministère client?

    Services partagés Canada est responsable de l'infrastructure du système. Le ministère client est quant à lui responsable des politiques sur la gestion de l'information applicables.

    D'accord, donc l'administrateur dont vous parlez relèverait en fait du ministère client.

    Les responsabilités sont en quelque sorte partagées, parce que le ministère client a un dirigeant principal de l'information chargé de collaborer avec la direction du ministère en la matière.

    Je reviens à ma question d'origine. Puisque vous n'êtes pas prête à l'heure actuelle à fournir une réponse définitive au comité, vous engagez-vous à fournir une réponse de suivi au président?

    Monsieur le président, je m'engage à fournir au comité une réponse concernant le processus applicable lorsque des dossiers sont effacés des comptes.

    Je vous en remercie énormément.

    Vous avez dit être au courant des exigences du Conseil du Trésor, ou pangouvernementales, concernant la conservation et la gestion des dossiers électroniques. Selon ce que vous en savez, seriez-vous d'avis que la destruction de courriels 30 jours après leur création soit conforme aux exigences actuelles établies par le Conseil du Trésor ou aux termes d'une directive pangouvernementale?

    Merci, monsieur le président.

    Je dirai simplement que d'après ce que j'en sais, en tant qu'administratrice générale responsable de la gestion de l'information au sein de Services partagés Canada, tous les fonctionnaires doivent veiller à ce que les documents utiles au travail soient conservés, conformément à une politique gouvernementale. On se sert à cette fin de systèmes, de programmes et de logiciels de gestion des dossiers.

    Je vous remercie.

    Merci, monsieur Byrne. Le temps qui vous était alloué est écoulé.

    Je vous rappelle que si des réponses plus détaillées sont requises, celles-ci pourront être envoyées au greffier, qui les transmettra par la suite à tous les membres du comité .

    Monsieur Trottier, vous avez la parole. Vous disposez de cinq minutes.

    Merci, monsieur le président.

    J'aimerais revenir sur le budget des dépenses. Je sais que Services partagés Canada n'existe pas depuis bien longtemps, mais j'aime toujours consulter les rapports ministériels sur le rendement, publiés en même temps que le Budget supplémentaire des dépenses (B). Votre organisme a été créé en 2011. J'ai devant moi le tableau sommaire du rendement ministériel, qui figure à la page 12 de la version française. On y voit une augmentation des dépenses réelles, qui sont passées de 622 millions de dollars en 2011-2012 à 1,38 milliard de dollars l'année suivante. D'après les dépenses prévues pour 2013-2014, vous prévoyez encore une augmentation, puis on commence à voir une diminution des dépenses.

    Toutefois, je remarque également que les dépenses réelles pour 2012-2013 étaient bien inférieures aux dépenses prévues et approuvées dans le budget. Il s'agit là d'une différence de près de 100 millions de dollars, puisqu'on passe de 1,47 milliard de dollars de dépenses prévues à 1,38 milliard de dollars de dépenses réelles. En fait, c'est même plus que 100 millions de dollars. Peut-on en déduire que les dépenses prévues seront révisées ou rajustées à la baisse, et qu'on constatera des économies supplémentaires? J'aimerais notamment connaître le niveau de référence. On constate une augmentation, puis les coûts commencent à diminuer; or, avant la création de Services partagés Canada, avez-vous eu la possibilité de mesurer les dépenses globales dans les 43 ministères clients? Quelle est la différence entre le niveau de rendement actuel et celui qui prévalait avant la création de Services partagés Canada?

    La question de la base de référence en matière de dépenses pour l'infrastructure de TI avant la création de Services partagés Canada est complexe. La meilleure façon d'y répondre en fait a été de transférer ces montants des 42 ministères visés vers Services partagés Canada. Le montant inscrit pour la première année... Et comme vous l'avez probablement remarqué dans les divers documents, ce montant comprenait tant des crédits que des recettes... On nous a transféré les crédits, mais pas les autorisations pour les revenus; voilà donc ce qui nous a été transféré par les ministères. L'estimation la plus proche à laquelle on ait pu arriver, c'est le montant qui nous a été transféré notre première année, c'est-à-dire environ 1,8 milliard de dollars.

    Nos crédits diminuent depuis le début, étant donné qu'à la suite de l'exercice budgétaire de 2012 mené au cours de notre premier exercice, nous avons en fait remis 75 millions de dollars de crédits. Et cette année, ce sera 104 millions de dollars, et 150 millions de dollars l'an prochain. Donc, si l'on fait abstraction des dépenses réelles qui figurent ici, celles-ci varient en fonction de divers facteurs; par exemple, lors du premier exercice, nous avons pu reporter 55 millions de dollars de l'année précédente, en fonction des montants non dépensés par les autres ministères. Voilà qui a augmenté légèrement notre budget la première année. Nous avons reçu des montants additionnels, notamment pour des règlements salariaux, et ce genre de choses. Il y a eu de petites augmentations, ou du moins cette année, comme on l'a fait remarquer, pour des projets de TI entrepris par d'autres ministères. L'augmentation de nos crédits budgétaires s'explique par des projets pour lesquels nous avons reçu un financement particulier, ou par des reports.

    Je comprends qu'il ne s'agisse pas d'une réponse simple. Cependant, votre collègue, M. Long, a indiqué des économies de 99 millions par année. Vous avez parlé de crédits de 1,8 milliard de dollars. Le niveau global de dépenses était considérablement supérieur à ce que Services partagés Canada prévoit dépenser. Il est question de centaines de millions de dollars, surtout sur 10 ans. Cela pourrait financer quelques ponts Champlain et toutes sortes d'autres projets bien intéressants pour le gouvernement du Canada.

    Vous avez mentionné trois grands secteurs: la consolidation des centres informatiques, le regroupement des courriels et les réseaux. En termes de priorité ou de valeur monétaire, où seront réalisées les plus importantes économies?

    Je dirais que le système de courriels sera le premier à être instauré, et il permettra de réaliser des économies considérables dès 2015. Proportionnellement, on peut considérer que ces économies sont importantes parce qu'il s'agit de 55 millions de dollars, par rapport à des coûts s'élevant à l'origine à 104 ou 124 millions de dollars, selon qu'on tient compte de la sécurité des TI que cela implique, donc c'est une forte proportion.

    Cependant, comme le disait M. Long, la consolidation des centres informatiques permettra également de récupérer 99 millions de dollars par année au fil du temps, mais le niveau de base est grandement supérieur. Je tiens à signaler, monsieur le président, qu'on permet des économies de 99 millions de dollars, alors même qu'on multiplie par sept la capacité de stockage, et qu'on améliore la sécurité de ces centres informatiques, alors il est difficile d'établir une comparaison.

    Merci, monsieur Trottier. Votre temps est écoulé.

    C'est ce qui met fin aux témoignages d'aujourd'hui puisqu'on doit se garder quelques minutes pour adopter les crédits étant donné qu'il s'agit de notre dernière réunion sur le Budget supplémentaire des dépenses (B).

    Je vous remercie infiniment de votre disponibilité et de votre témoignage.

    Je vais suspendre la séance pour quelques minutes et nous allons revenir avec les membres du comité pour l'adoption des crédits.

    Nous reprenons la séance. Il y a un certain nombre de choses à régler avant de la terminer.

    Nous devons passer à l'adoption des crédits. C'est la dernière réunion pour l'étude du Budget supplémentaire des dépenses (B). Je vais donc mettre aux voix tous les crédits. Il y en a environ une dizaine.

    (Le crédit 95b est adopté avec dissidence.)

    (Le crédit 1b est adopté avec dissidence.)

    (Le crédit 10b est adopté avec dissidence.)

    (Le crédit 1b est adopté avec dissidence.)

    (Le crédit 5b est adopté avec dissidence.)

    (Les crédits 15b et 20b sont adoptés avec dissidence.)

    Les crédits 1b et 15b sont adoptés avec dissidence.)

    (Les crédits 20b, 25b et 30b sont adoptés avec dissidence.)

    Le comité ordonne-t-il au président de faire rapport à la Chambre au sujet du Budget supplémentaire des dépenses (B) 2013-2014?

    (La motion est adoptée.)

    Le président: Je vais donc faire rapport à la Chambre.

    Pour conclure, il n'y a plus rien à l'ordre du jour. Il n'y a rien de prévu pour le jeudi 5 décembre? À moins d'un avis contraire de la part du comité, il n'y aura pas de réunion. On se reverra donc dans sept jours, soit le mardi 10 décembre.

    La séance est levée.