Thank you kindly, Mr. Chair.
Good afternoon. Thank you for your invitation to appear in relation to your study on my annual reports for the years 2010-11 and 2011-12. These two years represent the first two years following my official nomination as Information Commissioner, on the heels of having served in the position for an interim year in 2009-10.
Preparing for this appearance caused me to reflect on the work the OIC team has accomplished in the last three years. It also caused me to review the conditions that existed at the time I took the helm of the office, conditions that have informed and guided my actions since then.
Let me review these briefly.
First, when I took over as interim commissioner in 2009, the OIC was literally crippled by an unprecedented inventory of old cases, dating as far back as 2002. The number in the inventory at the beginning of that year stood at over 2,500 cases. This is compounded by the fact that the OIC has received in the last four years an average of 1,600 additional cases a year. The average turnaround time for a case at that time was around 450 days.
Second, the Federal Accountability Act had recently come into effect. It brought 69 new institutions under the purview of the act, most notably, as you know, a number of crown corporations, along with new exclusions and exemptions, which added a new level of complexity.
Third, there had been a steady decline in two key performance measures in accessing federal government information. In terms of timeliness, only slightly more than half of all requests made to federal institutions were completed within 30 days. In terms of disclosure, less than one-fifth of all requests resulted in all information being disclosed.
Fourth, the open government movement was developing rapidly at the time, in countries like the United States, the United Kingdom, and Australia.
And fifth, the office's corporate governance was in need of a serious makeover.
Given these challenges, I set out a clear direction in 2010-11 in the OIC Strategic Plan, which has three key result areas: exemplary service to Canadians, a leading access to information regime, and an exceptional workplace. The annual reports of 2010-11 and 2011-12, as well as the upcoming 2012-13 annual report, highlight our achievements in addressing these key result areas.
When I first took on the role of information commissioner, I made a commitment to maximize the effectiveness and timeliness of my office to meet the needs and expectations of Canadians. As the annual reports show, we have made great strides towards the achievement of this objective through sustained and ongoing efforts.
Let me give you some of the key numbers.
Our inventory now stands at—and allow me to do this—1,796 files. I know people tell me I'm not supposed to use exact numbers, but if you lived in my world, one less file is one more accomplishment. That amounts to a reduction of 28.5%.
We've had close to 7,300 complaints since April 2009, including some of our oldest and most complex cases that had accumulated in the office over the years.
Our average turnaround time is now 380 days, which is just slightly over 12 months. More importantly, if you take out the outlier, which is the old cases that we are continuing to close, our median turnaround time now stands at 215 days.
The one measure I'd like you to keep in mind for my next appearance on the main estimates is that our median turnaround time, once a case is actually assigned to an investigator, is now around 86 days. That means that when I have somebody to assign a case to, people can expect a result in 90 days. Unfortunately, I don't have sufficient people to assign all the cases to at this time.
One of the challenges we now face is the changing composition of our complaints. Our caseload is almost exclusively composed of complex refusal files. Really, about 88% of our files are now complex files, a large proportion of which deal with issues of national security and international affairs, complaints against the Canada Revenue Agency, and complaints against the CBC.
During the period of time under review, we dealt with some key investigations, such as the first referral to the Attorney General under section 67.1 and the special report dealing with interference in the processing of access requests.
During that time, we also had some key court decisions, such as the Bronskill decision, clarifying cases dealing with national security. There was also the Federal Court of Appeal's decision confirming the commissioner's authority to compel the production of documents under the control of the CBC. In addition, the Supreme Court of Canada issued a decision stating that ministers’ offices are not part of the government institutions for which they are responsible. These decisions are now being applied through our investigations, and our upcoming annual reports will shed light on their implications for requesters' rights.
On the key result area of a leading access to information regime, we have been active on several fronts. It is, of course, not a secret that I am a strong believer in the need for the Access to Information Act to be reformed. But the focus of our activities for the period under review was on the overall performance of the access regime and on open government.
During this period I completed the three-year plan on report cards, which specifically looked at timeliness. In the course of this project, we reviewed 32 institutions among those that receive the most requests.
We made a number of recommendations, both at the institutional level and at the Treasury Board Secretariat, the body responsible for the administration of the act. Most of these recommendations have been implemented and have achieved positive results, the most noteworthy being the collection of detailed statistics with a view to better diagnosing the problems in the system and the various modifications to Treasury Board policies dealing with delegation of authority in mandatory consultations.
The scrutiny of this committee over the years has also played an important role in prompting institutions on to better compliance with the act. I have asked institutions in the most recent report cards to report their progress in implementing our recommendations in their mandatory annual reporting to Parliament under the Access to Information Act. That request was granted by the Treasury Board Secretariat, which, to my knowledge, is going to require that institutions indicate their response to our recommendations in their reports to you.
It is my hope that this committee will review these reports and follow up on them as you see fit, to ensure ongoing scrutiny of the performance of institutions in meeting their access to information obligations under the act.
We also completed the investigation into the coordination of access to information request system, called CAIRS, where I recommended to the President of the Treasury Board that all federal institutions post the summaries of completed requests on their websites, and that a central search feature be enabled to allow the public to search the lists of requests.
Since January 2012, all federal institutions have to post this information on their website, and the government is planning to have searchable summaries by next year.
During the two years under review, I spent considerable effort on promoting the benefits of the open government movement—in speeches, before this committee in 2012, and through a joint resolution of all information and privacy commissioners in 2010, which called on all governments to embrace open government principles for greater transparency and accountability.
I was really happy to see that the government adopted an open government platform in the spring of 2011.
On behalf of all the information and privacy commissioners of Canada, I also sent a letter to the President of the Treasury Board last year to provide recommendations for the government's action plan for its work as a member of the open government partnership. The key recommendation, which was supported by all commissioners across the country, was to update the Access to Information Act.
In the fall of 2011, I hosted the 7th International Conference of Information Commissioners in collaboration with the Canadian Bar Association. This was the first time that the conference was held in Canada. This event brought together more than 250 participants, including 36 international, provincial and territorial commissioners. The conference culminated in the release of a joint resolution signed by commissioners of 23 countries, calling on governments to enshrine the right to information in national laws.
On the key result area of an exceptional workplace, we focused on developing an integrated human resources plan and modernizing the corporate governance of the office with the leading initiative of modernizing our IM/IT systems. This five-year strategy started in 2009 and is slated to finish in 2013-14. So far we are on time, on target and on budget.
This is but a snapshot of the work conducted at the OIC during the period of time under review today. As you can see by now, I'm actually very proud of everything we have accomplished. However, as you will see in my upcoming annual report for the year 2012-13, which will be published likely in June, much remains to be done, especially since the modest gains at the system level, which I reported upon in 2011-12, appear to have disappeared. After all, 2013 marks the 30th anniversary of the coming into force of the Access to Information Act, the key driver of democracy, transparency, and accountability. Let's make sure that we actually have cause to celebrate.
You will find in the package that was distributed a number of documents that provide a lot of additional information on the work of the office. I hope these documents will actually be helpful in answering your questions this afternoon.
With that, Mr. Chair, I'm ready to answer your questions.
Merci beaucoup, monsieur le président.
Bonjour, et merci de m'avoir invitée à prendre la parole dans le cadre de votre étude sur mes rapports annuels pour les années 2010-2011 et 2011-2012. Ces deux années sont les deux premières qui suivent ma nomination officielle en tant que commissaire à l'information du Canada, après avoir occupé ce poste un an à titre intérimaire en 2009-2010.
La préparation de cette allocution m'a amenée à réfléchir au travail que l'équipe du Commissariat à l'information du Canada a accompli au cours des trois dernières années. Ce travail de préparation m'a aussi fait repenser au contexte qui prévalait au moment où j'ai pris la tête du bureau, un contexte qui a éclairé et guidé mes actions depuis lors.
Si vous me le permettez, je vais dire quelques mots sur ce contexte.
Premièrement, lorsque j'ai pris la relève à titre de commissaire par intérim en 2009, le commissariat était littéralement paralysé par un nombre jamais atteint de vieux dossiers qui remontaient jusqu'à 2002. Au début de cette année-là, il y avait plus de 2 500 dossiers en inventaire. À cela s'ajoute le fait que le commissariat a reçu, au cours des quatre dernières années, une moyenne de 1 600 dossiers supplémentaires par année. Le délai moyen de traitement d'un dossier était de 450 jours.
Deuxièmement, la Loi fédérale sur la responsabilité était récemment entrée en vigueur, assujettissant quelque 69 nouvelles institutions, notamment un certain nombre de sociétés d'État, avec de nouvelles exceptions et exclusions, ajoutant un nouveau niveau de complexité.
Troisièmement, on avait observé une baisse régulière de deux mesures du rendement clés en matière d'accès à l'information du gouvernement fédéral. Du point de vue des délais, à peine plus de la moitié de l'ensemble des demandes d'accès présentées aux institutions fédérales était traitée dans un délai de 30 jours. Du point de vue de la divulgation, moins d'un cinquième de l'ensemble des demandes donnait lieu à une divulgation complète de l'information.
Quatrièmement, le mouvement vers un gouvernement ouvert prenait rapidement de l'ampleur dans des pays comme les États-Unis, le Royaume-Uni et l'Australie.
Cinquièmement, il était nécessaire de réformer en profondeur la gouvernance organisationnelle.
Compte tenu de ces défis, j'ai défini une orientation claire, en 2010-2011, dans le plan stratégique du commissariat. Elle comporte trois domaines de résultats clés, soit un service exemplaire aux Canadiens, un régime d'accès à l'information de premier plan et un milieu de travail exceptionnel. Les rapports annuels de 2010-2011 et de 2011-2012 de même que le prochain rapport, qui traitera de l'année qui vient de se terminer, soulignent nos réussites à l'égard de ces domaines de résultats clés.
Lorsque j'ai accepté le rôle de commissaire à l'information pour la première fois, j'ai pris l'engagement d'améliorer l'efficacité et les délais du commissariat afin de répondre aux besoins et aux attentes des Canadiens. Comme le montrent les rapports annuels, nous avons accompli des progrès considérables à l'égard de la réalisation de cet objectif grâce à nos efforts soutenus.
Laissez-moi vous donner quelques chiffres à ce sujet.
Aujourd'hui, nous avons 1 796 dossiers en inventaire. On me dit que je ne devrais pas donner de chiffres exacts, mais dans mon monde, un dossier de moins est une réussite de plus. C'est donc une baisse de 28,5 p. 100.
Nous avions près de 7 300 plaintes depuis avril 2009, dont certains de nos dossiers les plus anciens et les plus complexes, que le commissariat avait accumulés au fil des ans.
Désormais, notre délai moyen de traitement est de 380 jours, soit un peu plus de 12 mois. Plus important encore, si on soustrait les valeurs aberrantes — c'est-à-dire les anciens dossiers que nous continuons de régler — notre délai de traitement médian est désormais de 215 jours.
Ce que j'aimerais que vous gardiez en tête en vue de mon prochain témoignage sur le Budget principal des dépenses, c'est que notre délai de traitement médian une fois le dossier attribué à un enquêteur est maintenant de 86 jours. Cela veut dire qu'on peut s'attendre à obtenir des résultats dans les 90 jours, si les enquêteurs sont disponibles. Malheureusement, je n'ai pas suffisamment de personnel à l'heure actuelle.
L'un des défis auxquels nous devons maintenant faire face, c'est l'évolution de la nature des plaintes. Notre charge de travail est presque exclusivement composée de dossiers complexes liés à un refus d'accès. En fait, 88 p. 100 des plaintes sont des dossiers complexes, qui visent principalement des questions de sécurité nationale et d'affaires internationales, des plaintes contre l'Agence du revenu du Canada et des plaintes contre la Société Radio-Canada.
Pendant la période examinée, nous avons complété plusieurs enquêtes majeures, comme le premier renvoi au procureur général en vertu de l'article 67.1, et le rapport spécial sur l'ingérence dans le traitement des demandes d'accès.
Il y a également eu, au cours de cette période, des décisions judiciaires clés, comme la décision dans l'affaire Bronskill. Celle-ci a clarifié les dossiers ayant trait à la sécurité nationale, la décision de la Cour fédérale d'appel confirmant le pouvoir de la commissaire d'ordonner la production de documents sous le contrôle de la Société Radio-Canada et la décision de la Cour suprême du Canada énonçant que les bureaux des ministres ne font pas partie de l'institution fédérale dont ils sont responsables. Nous appliquons maintenant ces décisions dans le cadre de nos enquêtes. Nos rapports annuels à venir décriront les répercussions de ces décisions sur les droits des demandeurs.
Pour ce qui est du domaine du résultat clé sur un régime d'accès à l'information de premier plan, nous avons été actifs durant cette période sur plusieurs fronts. Évidemment, et ce n'est un secret pour personne, je suis profondément convaincue de la nécessité d'une réforme législative de la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, au cours de la période dont nous parlons aujourd'hui, nos efforts ont porté sur le rendement global du régime d'accès et sur l'ouverture du gouvernement.
Au cours de cette période, j'ai terminé le plan triennal concernant les fiches de rendement, qui portait principalement sur les délais. Pendant ce projet, nous avons examiné 32 institutions qui avaient reçu le plus de demandes.
Nous avons adressé un certain nombre de recommandations à la fois à ces institutions et au Secrétariat du Conseil du Trésor, étant donné que c'est l'organisme responsable de l'administration de la loi. La majorité de ces recommandations ont été mises en oeuvre et ont donné des résultats positifs. Les plus importantes étaient la collecte de statistiques détaillées en vue de mieux diagnostiquer les problèmes du système, et diverses modifications des politiques du Conseil du Trésor concernant la délégation de pouvoir et les consultations obligatoires.
La surveillance exercée par votre comité au fil des ans a également fortement incité les institutions à mieux respecter la loi. Dans les toutes dernières fiches de rendement, j'ai demandé aux institutions d'indiquer leurs progrès par rapport à la mise en oeuvre de nos recommandations dans le rapport annuel qu'elles ont l'obligation de remettre au Parlement en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Cette demande a été acceptée par le Secrétariat du Conseil du trésor et, à ma connaissance, celui-ci va obliger les institutions à indiquer leurs réponses à nos recommandations dans les rapports qu'ils vous présentent.
J'espère que votre comité examinera ces rapports et assurera le suivi qu'il juge à-propos afin de garantir une surveillance constante des résultats des institutions pour ce qui est de respecter leurs obligations en vertu de la loi.
Nous avons également terminé une enquête sur le Système de coordination des demandes d'accès à l'information, également appelé SCDAI, dans le cadre de laquelle j'ai recommandé au président du Conseil du Trésor que toutes les institutions fédérales affichent le résumé des demandes traitées sur leur site Web et qu'un moteur de recherche central soit créé pour permettre au public d'effectuer une recherche dans la liste des demandes.
Depuis janvier 2012, l'ensemble des institutions fédérales doit afficher ces renseignements sur leur site Web. Le gouvernement planifie des résumés interrogeables d'ici l'an prochain.
Au cours des deux années examinées, je me suis efforcée de promouvoir le mouvement vers un gouvernement ouvert dans mes discours, auprès de votre comité en 2012, et par l'intermédiaire d'une résolution conjointe de l'ensemble des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée en 2010, qui appelait le gouvernement à adopter les principes d'ouverture gouvernementale afin d'améliorer la transparence et la responsabilisation.
J'ai été heureuse de voir le gouvernement adopter une plateforme de gouvernement ouvert au printemps 2011.
L'année dernière, j'ai également envoyé une lettre au président du Conseil du Trésor au nom de tous les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée pour formuler des recommandations à l'égard du plan d'action du gouvernement, et plus particulièrement de son travail en tant que membre du Partenariat pour un gouvernement transparent. L'une des principales recommandations adressées était d'actualiser la Loi sur l'accès à l'information.
À l'automne 2011, j'ai organisé la 7e Conférence internationale des commissaires à l'information, en collaboration avec l'Association du Barreau canadien. C'était la première fois que cette conférence avait lieu au Canada. Cet événement a rassemblé plus de 250 participants, dont 36 commissaires internationaux, provinciaux et territoriaux. La conférence a abouti à la communication d'une résolution conjointe signée par les commissaires à l'information de 23 pays qui appellent les gouvernements à inscrire le droit à l'information dans leurs lois nationales.
Quant au résultat clé d'un milieu de travail exceptionnel, nous nous sommes efforcés d'élaborer un plan intégré des ressources humaines et de moderniser la gouvernance du commissariat grâce au projet de modernisation de nos systèmes de gestion de l'information. Cette stratégie quinquennale a été lancée en 2009 et devrait prendre fin en 2013-2014. Jusqu'à présent, nous respectons les délais et le budget et nous atteignons les objectifs de ce projet.
Il ne s'agit là que d'un aperçu du travail réalisé au commissariat pendant cette période, et comme vous avez pu le constater, je suis très fière de tout ce que nous avons accompli. Cependant, comme vous le verrez dans le rapport annuel à venir pour l'année 2012-2013, qui sera publié en juin, il reste beaucoup à faire. C'est particulièrement vrai du fait que les modestes avancées réalisées au niveau du système, dont j'avais parlé dans mon rapport annuel 2011-2012, semblent avoir disparu pour la plus grande part. Après tout, l'année 2013 marque le 30e anniversaire de l'entrée de vigueur de la Loi sur l'accès à l'information, un élément clé de la démocratie, de la transparence et de la responsabilisation. Assurons-nous d'avoir une bonne raison de célébrer cet anniversaire.
Dans la trousse d'information qui vous a été distribuée, vous trouverez un certain nombre de documents donnant des renseignements supplémentaires sur le travail du commissariat. J'espère qu'ils vous seront utiles.
Monsieur le président, je serai heureuse de répondre aux questions du comité.