Thank you, Mr. Chair.
I'm grateful for the opportunity today to respond to the Speaker's ruling to address the confusion surrounding the Kairos application. At the outset, first let me state that I take full responsibility for the confusion created, and I apologize for that.
I'm here today to explain to this committee and to the public why I initially didn't understand how my answers were creating confusion. I told the foreign affairs committee I did not know who specifically in my office had printed the word “not” on the Kairos departmental decision memo. I have also said that it was done at my direction. The confusion centres on how those two statements fit together. I'm here today to address that single matter of confusion, and the Speaker has given this specific mandate to this committee.
To fully explain this confusion I believe we must answer three questions. Why did I reject the Kairos application? How was my decision communicated to CIDA officials? And lastly, why didn't I elaborate further when I testified at the foreign affairs committee why I did not know who specifically inserted the word “not”?
Let me address the first question. Why did I reject the Kairos application? The Kairos application first came to me as a 19-page background document containing the CIDA staff analysis of the proposal and commentary from CIDA staff and Canadian ambassadors located in regions included in the proposal. CIDA officials also prepared a separate two-page decision memo for my signature. To be clear, these were internal documents from CIDA officials to me as the minister.
Before reaching a decision I spoke to CIDA officials and to my political staff. While both documents contained some positive aspects, they also contained aspects of concern to me. For example, over $880,000 was to be used for advocacy, training, media strategies, and campaign activities here in Canada. I believe that is not the best way to spend public funds intended to help those living in poverty in developing countries. We believe that CIDA's role is to make sure there's more food on the table for the hungry, more girls and boys in school, and more medicine in parts of the world that need it most.
We receive hundreds of proposals annually, but we cannot fund them all. My responsibility as minister is to prioritize those that best meet the objectives of Canadians and deliver value for aid dollars. So after careful consideration I decided to reject the Kairos application. At no time did I speak to Minister Kenny, the Prime Minister, or any staff from their offices, nor did I receive any advice or direction from them. The decision was mine and mine alone.
Now I will turn to the second question. How was my decision communicated to CIDA officials? To fully answer this question I think it's important to understand the process used at that time by CIDA to seek a decision from the minister. First, an internal background document like the one I referred to earlier is sent to the minister. As well, a separate decision memo is sent containing a summary, a departmental recommendation, and a line for the minister to sign. The practice is that officials ask my office to provide written responses to proposal recommendations, making clear my decision. When decision memos come to me they have already been signed by the president of CIDA and another CIDA official.
In the Kairos instance I spoke to both my staff and CIDA personnel over the course of two months before arriving at and then communicating my decision. In this case I explained my concerns and sought further information from CIDA. They knew I was not likely to approve the application. These facts are not in dispute by my staff, or by CIDA officials. After due deliberation, when I felt I had enough information about the proposal, I telephoned my chief of staff and informed her that I had decided to reject the application. I then gave her direction to follow through on my decision with the department.
As Minister of International Cooperation, whether I'm travelling or in Ottawa I have a duty and responsibility to oversee CIDA. Every decision I make has to be communicated back to CIDA officials, and often, upon my direction, I must rely on my staff to follow through on my decisions. I speak to one of my political staff, who then communicates my decisions to CIDA via the decision memo drafted by CIDA officials. To give you an idea of scope, last year I dealt with over 750 memos.
In December, when I appeared before committee on this issue, I did not know who specifically in my office inserted the word “not” or who operated the auto-pen. Subsequently, after that committee, my former chief of staff, Stephanie Machel, told me she inserted the word “not”, following the normal practice at that time. She then instructed one of two authorized departmental officials in my office to use the auto-pen--in this case Claudette Rioux--to mechanically sign the document.
Having a paper record of decisions is critical, and it's not always possible for me to personally sign a decision memo. As a result, my office uses an auto-pen to mechanically reproduce my signature when I am unable to personally sign a document. This is a device employed by ministers across government, and it's my understanding that previous governments have used the same process.
When I made the CIDA decision, CIDA decision memos didn't provide an option whereby I could disagree with CIDA recommendations. Decision memos simply presented the recommendation of CIDA officials and offered a signature line. To overcome the absence of a disagree option, if I made a decision to disagree, my staff would insert the word “not” or “do not” in the recommendation line. However, to an outside observer, not knowing the process followed it might appear that someone who had earlier signed the document was unaware that the word “not” was inserted. That is not the case because in fact the same signed decision memo is returned to the very same officials who had initially signed the memo.
There has never been confusion regarding this practice. These decision memos are intended for internal use only, and CIDA officials did not raise any concerns about how my decision was communicated to them. Also, as is common practice in government, a ministerial decision is thereafter publicly referred to as the decision of the government or the relevant department or agency. I have apologized for the confusion and know now that I should have provided a fuller explanation of this process.
This then brings us to the third question: why didn't I elaborate further when I testified at the foreign affairs committee that I did not know who specifically inserted the word “not”? Put another way, why did I answer the precise question asked instead of providing the information that the committee was trying to ascertain?
When I told the committee that I didn't know who had printed the word “not” on the Kairos application, I did not know who specifically in my office had printed the word “not” and had signed the document. In hindsight, I wish I had been clearer in my answer by explaining the process I've described today and had offered to give the names once I had the information. My answer made sense to me then, because I knew the usual process undertaken. There was no intention to mislead the committee members. I now realize that from someone else's perspective it was confusing, as the Speaker has said.
People listening to my answers might have thought that I signed the document and, after that, someone had added the word “not”. That didn't occur to me because I knew that wasn't what could have happened. At the time, I did not see the confusion that my answers would cause, and I apologize for creating the confusion.
In conclusion, Mr. Chair, my original answers were truthful, accurate, and precise, but were not clear. I'm here today to rectify any remaining confusion.
I have a great respect for Parliament and the members I serve with, including the Speaker, and I have faith in parliamentary procedures.
Mr. Chair, I never have--nor would I ever--jeopardized my reputation or my integrity. I have served my constituents and my country honourably with that same integrity. At no time would I ever intend to mislead anyone.
Thank you, and I look forward to the questions.
Merci, monsieur le président.
J'ai le plaisir d'avoir l'occasion de répondre aujourd'hui à la décision du Président sur la confusion entourant la demande de Kairos. Pour commencer, permettez-moi de dire que j'assume l'entière responsabilité de la confusion causée par ma réponse initiale, et je m'en excuse.
Je suis ici aujourd'hui pour expliquer au comité, et au grand public, pourquoi — initialement —, je n'ai pas compris comment mes réponses ont pu créer une telle confusion. J'ai dit au Comité des affaires étrangères que je ne savais pas quel membre précis de mon bureau avait tamponné le mot « not » sur la note de financement de Kairos. J'ai également dit que cela avait été fait sous mes directives. La confusion consiste à déterminer le rapport entre ces deux déclarations. C'est le mandat que le Président a donné au comité et je suis ici pour clarifier cette confusion.
Je crois qu'il faut répondre à trois questions: Pourquoi ai-je refusé la demande de Kairos? Comment ma décision a-t-eIle été communiquée aux responsables de l'ACDI? Et, finalement, pourquoi n'ai-je pas été plus loin quand j'ai dit au Comité des affaires étrangères que j'ignorais qui précisément avait inséré le mot « not »?
Permettez-moi de répondre à la première question: Pourquoi ai-je refusé la demande de Kairos? La demande de Kairos m'a d'abord été soumise sous la forme d'un document de 19 pages comprenant l'analyse de la demande faite par du personnel de l'ACDI, et des commentaires du personnel de l'ACDI et d'ambassadeurs du Canada situés dans des régions visées par la proposition. Les responsables de l'ACDI ont également préparé une note de service de deux pages à signer. Il faut être clair là-dessus. C'était une note de service interne, adressée par les responsables de l'ACDI à moi, en tant que ministre.
Avant de rendre une décision, j'ai parlé aux responsables de l'ACDI, de même qu'à mon personnel politique. Même si les deux documents comprenaient des aspects positifs, ils soulevaient également des préoccupations. Par exemple, plus de 880 000 $ devaient être utilisés pour la défense d'intérêts, la formation, des stratégies médiatiques et des activités de campagne au Canada. Ce n'est pas là le meilleur moyen de dépenser les fonds publics visant à aider ceux qui vivent dans la pauvreté dans des pays en voie de développement. Nous croyons que le rôle de l'ACDI est de s'assurer qu'il y a plus à manger sur la table de ceux qui ont faim, plus de garçons et de filles qui vont à l'école, et plus de médicaments dans les parties du monde où ils sont le plus urgemment requis.
Nous recevons des centaines de propositions par année, mais nous ne pouvons pas toutes les financer. Mon travail en tant que ministre est d'établir des priorités qui répondent de façon optimale aux objectifs des Canadiens. Donc, après une considération prudente, j'ai refusé la demande de Kairos. Je n'ai jamais parlé au ministre Kenny, au premier ministre ou à des membres de leur personnel, et je n'ai reçu aucune directive de leur part. C'était ma propre décision.
Je vais maintenant passer à la deuxième question: Comment ma décision a-t-elle été communiquée aux responsables de l'ACDI? Pour bien répondre à cette question, je crois qu'il est important de comprendre le processus utilisé à l'époque par l'ACDI pour obtenir une décision ministérielle. Premièrement, un document interne, comme celui dont j'ai parlé plus tôt, est envoyé à la ministre. Une note de service est également envoyée, présentant un résumé et une recommandation ministérielle, avec un endroit destiné à la signature de la ministre. La pratique en vigueur est que les responsables de l'ACDI demandent à mon bureau de fournir une réponse écrite aux recommandations proposées, clarifiant ainsi ma décision. Quand je reçois la note de service sur la décision, elle a déjà été signée par le président de l'ACDI et d'autres responsables de l'organisme.
Dans le cas présent, j'ai parlé à mon personnel et aux responsables de l'ACDI au cours des deux mois précédant ma décision. Dans le cas de Kairos, j'ai fait part de mes préoccupations et demandé de l'information additionnelle à l'ACDI, qui savait que j'étais peu encline à approuver la demande. Mon personnel et les responsables de l'ACDI ne remettent pas ces faits en question. Après mûre réflexion, quand j'ai estimé que je disposais de suffisamment d'information pour rendre une décision, j'ai appelé mon chef de cabinet pour l'informer que j'avais décidé de rejeter la demande. Je lui ai ensuite demandé de faire part de ma décision au sein du ministère.
À titre de ministre de la Coopération internationale, que je sois en déplacement ou à Ottawa, j'ai le devoir et la responsabilité de superviser l'ACDI. Chaque décision rendue doit être communiquée aux responsables de l'ACDI et, souvent sous mes directives, je m'attends à ce que mon personnel fasse le suivi de mes décisions. Je m'adresse à un membre de mon personnel politique, qui fait ensuite part de mes décisions à l'ACDI sous la forme de notes de service préparées par les responsables de l'ACDI. Pour vous donner une idée de l'ampleur de la tâche, j'ai reçu plus de 750 notes de service l'année dernière.
En décembre, quand j'ai témoigné devant le comité, j'ignorais qui, précisément, au sein de mon personnel avait ajouté le mot « not » ou avait utilisé la signature automatique. Par la suite, mon ancien chef de cabinet, Stephanie Machel, m'a dit que c'était elle qui l'avait fait, conformément à la pratique habituelle à ce moment. Elle a ensuite demandé à l'un des deux fonctionnaires du ministère dans mon bureau qui sont autorisés à utiliser la signature automatique — dans ce cas Claudette Rioux — à l'utiliser pour signer le document.
Il est essentiel d'avoir une copie papier des décisions, et je n'ai pas toujours la possibilité de signer ces documents moi-même. En conséquence, mon bureau utilise ce qu'on appelle une « signature automatique » pour reproduire ma signature lorsque je ne suis pas en mesure de signer un document. Ce processus est utilisé par tous les ministres, et je crois que les gouvernements précédents avaient recours à ce même processus.
À l'époque, les notes de service ministérielles sur mes décisions ne me permettaient pas de désapprouver une recommandation. Elles ne faisaient que présenter la recommandation des responsables de l'ACDI avec un espace pour signer. Pour contrer l'absence d'option de refus, mon bureau indiquait, si je désapprouvais une recommandation, les mots « not » ou « do not » sur la ligne de recommandation. Cependant, pour un observateur ignorant le processus, il peut sembler qu'une personne ayant initialement signé le document ne savait pas qu'elle avait été refusée. Ce n'est pas le cas, car en fait, cette même note de service signée est retournée à ceux qui l'ont signée à l'origine.
Il n'y a jamais eu aucune confusion quant à cette pratique. Les notes de service sur les décisions sont réservées à un usage interne. Et les responsables de l'ACDI n'ont soulevé aucune préoccupation sur la façon dont ma décision leur a été communiquée. De plus, comme c'est une pratique courante au gouvernement, une décision ministérielle est ensuite publiquement citée comme étant une décision du gouvernement, ou du ministère ou de l'organisme visé. J'ai présenté mes excuses pour la confusion créée, et je sais maintenant que j'aurais dû mieux expliquer le processus.
Cela nous amène à la troisième question: Pourquoi n'ai-je pas été plus loin quand j'ai dit au Comité des affaires étrangères que j'ignorais qui précisément avait inséré le mot « not »? Sous un autre angle, pourquoi ai-je répondu à la question précise au lieu de fournir l'information que le comité voulait confirmer?
Quand j'ai dit au comité que j'ignorais qui avait écrit le mot « not » sur la demande de KAIROS, je ne savais pas quel membre de mon personnel avait écrit le mot « not » et signé le document. Avec le recul, je me dis que j'aurais dû donner une réponse plus claire en décrivant le processus comme je l'ai fait aujourd'hui, et en fournissant le nom des personnes lorsque j'ai obtenu l'information. À cette époque, ma réponse me semblait sensée, car je connaissais le processus habituel. Personne ne voulait tromper les membres du comité. Je réalise aujourd'hui que selon un point de vue autre, cela porte à confusion, comme l'a dit le Président.
Ceux qui écoutaient mes réponses ont pu penser que j'avais signé le document et qu'ensuite, quelqu'un avait ajouté le mot « not ». Cette idée ne m'a pas traversé l'esprit, car je savais que ce n'était pas le cas. À l'époque, je n'ai pas réalisé la confusion que ma réponse pouvait causer, et je m'en excuse.
En terminant, monsieur le président, j'aimerais dire que mes réponses originales étaient justes, exactes et précises, mais qu'elles n'étaient pas claires. Je suis ici aujourd'hui pour éliminer toute confusion.
Je respecte grandement le Parlement et les gens avec qui je suis en fonction, notamment le Président, et je crois à la procédure parlementaire.
Monsieur le président, je n'ai jamais mis ma réputation ou mon intégrité en péril, et je ne le ferai jamais. Je sers mes électeurs et mon pays de façon honorable, avec la même intégrité. En aucun cas, je ne veux tromper qui que ce soit.
Merci. Je vais maintenant répondre à vos questions.