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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 18 mai 2023

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 18 mai 2023, à 11 h 4, dans la pièce 225-A, Édifice de l’Ouest.

Président : L’honorable Anthony Rota, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Dominic LeBlanc, Steven MacKinnon et Kerry-Lynne Findlay, Mmes Ruby Sahota et Claude DeBellefeuille, et M. Peter Julian

Secrétaire du Bureau par intérim : Eric Janse, greffier intérimaire de la Chambre des communes

Aussi présents : Ken Hardie, président, Comité spécial sur la relation entre le Canada et la République populaire de Chine; Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Michel Bédard, légiste intérimaire et conseiller parlementaire; Jeffrey LeBlanc, sous-greffier intérimaire, Procédure; Ian McDonald, greffier adjoint, Direction des comités et des services législatifs; Scott Lemoine, greffier principal, Direction des comités et des services législatifs; Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information; Michelle Laframboise, dirigeante principale des ressources humaines; Paul St George, dirigeant principal des finances; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Pat McDonell, sergent d’armes, Charles Major, gestionnaire principal du programme de sécurité; Myriam Beauparlant, gestionnaire, Respect en milieu de travail, diversité et inclusion, Annie Carpentier, directrice adjointe, Services en RH aux députés; Ismail Albaidhani, directeur adjoint, Planification et exécution de la stratégie des RH; Michelle Tittley, Secrétariat.

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau approuve le dépôt du procès-verbal de la réunion du 20 avril 2023.


AFFAIRES DÉCOULANT DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau prend note de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.


BUDGET DE DÉPLACEMENT DU COMITÉ SPÉCIAL SUR LA RELATION ENTRE LE CANADA ET LA RÉPUBLIQUE POPULAIRE DE CHINE

M. Ken Hardie, président du Comité spécial sur la relation entre le Canada et la République populaire de Chine, présente une proposition visant à faire approuver un budget de déplacement pour le Comité spécial sur la relation entre le Canada et la République populaire de Chine (CACN), dont les membres se rendront à Washington, D.C., en juillet 2023.

Le Bureau approuve la demande de financement supplémentaire temporaire de 56 342 $, à prélever dans l’enveloppe budgétaire globale de 2023-2024 destinée aux comités permanents.


RESSOURCES EN INTERPRÉTATION

Ian McDonald, greffier adjoint, Scott Lemoine, greffier principal, Direction des comités et services législatifs, et Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information, font le point sur la correspondance reçue du Bureau de la traduction concernant la capacité d’interprétation du Parlement, le projet pilote d’interprétation simultanée à distance pour soutenir les activités parlementaires, et les tests audio en cours pour protéger la santé et la sécurité des interprètes.

Le Bureau demande que des représentants du Bureau de la traduction soient invités à comparaître lors de sa prochaine réunion et que l’Administration de la Chambre fournisse des statistiques supplémentaires sur le niveau de participation à distance et les annulations de réunions dans le contexte des activités parlementaires.


RAPPORT ANNUEL SUR LA POLITIQUE SUR LA PRÉVENTION DU HARCÈLEMENT ET DE LA VIOLENCE 2022-2023

Michelle Laframboise, dirigeante principale des ressources humaines, présente le Rapport annuel sur la Politique sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail des députés de la Chambre des communes pour 2022-2023 et répond aux questions.


STATISTIQUES SUR LA DIVERSITÉ À L’ADMINISTRATION DE LA CHAMBRE DES COMMUNES

Michelle Laframboise, dirigeante principale des ressources humaines, présente les statistiques sur la diversité à l’Administration de la Chambre des communes pour 2022-2023 et répond aux questions.


LA CHARTE D’AUDIT INTERNE, LE PLAN ET LE RAPPORT D’AUDIT ET D’AMÉLIORATION POUR 2023

Eric Janse, greffier intérimaire, et Jennifer Ruff, dirigeante principale de l’audit, font le point sur la Charte d’audit interne de l’Administration de la Chambre ainsi que sur le plan et le rapport d’audit et d’amélioration pour 2022-2023, et répondent aux questions.

Le Bureau demande à l’Administration de la Chambre de fournir à ses députés une copie des rapports antérieurs d’audit interne à titre d’information.


MODERNISATION DES POLITIQUES – PARTIE 2

Paul St George, dirigeant principal des finances, Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information, et Michel Bédard, légiste et conseiller parlementaire par intérim, proposent des modifications aux politiques applicables aux députés, aux agents de la Chambre et aux députés responsables d’un bureau de recherche du caucus national (BRCN).


À 12 h 7, la séance est suspendue.

À 12 h 12, la séance se poursuit à huis clos.


Le Bureau approuve :

1. Période de clôture de 21 jours

a. si un dépouillement judiciaire a lieu, que la période de clôture de 21 jours des députés visés commence le lendemain de la conclusion du dépouillement judiciaire;

b. que les jours fériés définis dans le Règlement administratif relatif aux députés soient exclus du calcul de la période de clôture de 21 jours.

2. Contrats pendant la dissolution et à la suite d’une élection générale

a. Continuité des contrats :

que les députés responsables d’un BRCN et les agents supérieurs de la Chambre (sauf le vice-président des comités pléniers, le vice-président adjoint des comités pléniers et les présidents du caucus national des partis reconnus) puissent continuer leurs contrats existants au moment de la dissolution, selon les restrictions existantes établies par le Bureau;

b. Signature des contrats :

que les députés, les députés responsables d’un BRCN et les agents supérieurs de la Chambre (sauf le vice-président des comités pléniers, le vice-président adjoint des comités pléniers et les présidents du caucus national des partis reconnus) puissent conclure de nouveaux contrats pendant la dissolution, selon les restrictions existantes établies par le Bureau;

c. Résiliation des contrats :

que la politique sur la résiliation des contrats de services professionnels et de biens et autres services soit modifiée comme suit :

1. cession post-électorale pour les agents supérieurs de la Chambre (sauf le vice-président des comités pléniers, le vice-président adjoint des comités pléniers et les présidents du caucus national des partis reconnus) :

• que tous les contrats doivent être cédés à un successeur lorsqu’un agent supérieur de la Chambre cesse ses fonctions, et que le cessionnaire a 15 jours pour résilier le contrat;

2. Cession post-électorale pour les députés responsables d’un BRCN :

• que tous les contrats doivent être cédés à un successeur lorsqu’un député cesse d’être responsable d’un BRCN, et que le cessionnaire a 15 jours pour résilier le contrat;

3. Cession générale :

• que tout contrat d’un agent supérieur de la Chambre peut être cédé à un autre agent supérieur de la Chambre du même parti reconnu à tout moment;

• que le cessionnaire a 15 jours pour résilier le contrat.

3. Déménagement

a. que les députés représentant des circonscriptions à l’extérieur de la RCN aient droit à un déménagement d’une résidence ou d’un logement au Canada à une résidence dans la RCN ainsi qu’à un déménagement de la RCN à une résidence ou un logement au Canada à tout moment au cours de leur mandat continu et jusqu’à un an après la fin de leurs fonctions de député;

b. que le dirigeant principal des finances soit autorisé à accorder exceptionnellement des déménagements supplémentaires d’une résidence à une autre à titre de charge au budget central lorsque des députés qui font face à des situations particulières, notamment un décès, un état de santé et d’autres situations de vie marquantes, ou des situations indépendantes de leur volonté, lui fournissent une justification écrite de leur besoin.

4. Utilisation et conversion de sites Web et de noms de domaine désignés

a. que les dépenses liées au site Web et aux noms de domaine désignés du député puissent être portées au BBD pendant la dissolution, si le député peut garantir, au moyen du formulaire fourni par la Chambre, que la totalité du contenu numérique et des noms de domaine demeure liée aux fonctions parlementaires;

b. que la pratique actuelle soit maintenue si le député ne remet pas le formulaire, c’est-à-dire que les dépenses liées au site Web et aux noms de domaine désignés du député soient considérées comme des dépenses personnelles pendant la dissolution.

5. Délégation et signatures de formulaires

a. que les délégations de pouvoir accordées aux employés expirent lors de leur dernier jour de travail pour un député, un agent supérieur de la Chambre ou un député responsable d’un BRCN donné, à moins que ce dernier n’avise l’Administration par écrit d’une modification ou d’une cessation d’emploi;

b. que les déclarations des résidences principale et secondaire demeurent en vigueur jusqu’à ce que le député avise l’Administration par écrit d’une modification;

c. que les déclarations des voyageurs désignés demeurent en vigueur pendant au moins 12 mois ou jusqu’à ce que le député avise l’Administration par écrit d’une modification liée à une des situations décrites dans le Règlement administratif relatif aux députés à moins que, conformément à la politique en vigueur, un changement soit exceptionnellement approuvé par le dirigeant principal des finances avant la fin de la période minimale;

d. que les déclarations des personnes à charge demeurent en vigueur jusqu’à ce que :

• le député avise l’Administration par écrit qu’une de ses personnes à charge est devenue invalide;

• les personnes à charge soient âgées de 20 ans le 31 mars de l’exercice en cours, après quoi une confirmation annuelle de fréquentation à temps plein d’un établissement d’enseignement reconnu sera requise;

e. que les désignations de sites Web et de noms de domaine demeurent en vigueur pendant au moins 12 mois et jusqu’à ce que le député avise l’Administration par écrit d’une modification, à moins qu’un changement soit exceptionnellement approuvé par le dirigeant principal de l’information avant la fin de la période minimale.

6. Nomination de l’organisateur des réunions du caucus national

que le chef du parti ou le whip informe le dirigeant principal des finances de l’agent supérieur de la Chambre désigné par le chef du parti pour organiser les réunions du caucus national.

7. Rémunération supplémentaire de certains agents supérieurs de la Chambre pendant la dissolution

Le Bureau discute de la pratique consistant à verser une rémunération supplémentaire à certains agents supérieurs de la Chambre pendant la période de dissolution et décide de poursuivre l’examen de cette question lors d’une prochaine réunion.

8. Modification du Règlement administratif

que le Règlement administratif soit modifié en conséquence.


QUESTIONS DE SÉCURITÉ

Pat McDonell, sergent d’armes, et Charles Major, gestionnaire principal du programme de sécurité, présentent des recommandations sur les questions de sécurité et répondent aux questions.

Le Bureau approuve que :


1. le Bureau du sergent d’armes et de la sécurité institutionnelle (SA-SI) centralise et améliore son programme de sécurité des bureaux de circonscription, ce qui permettra à l’Administration de la Chambre de passer des contrats avec des entreprises externes pour l’achat et l’installation d’équipement à la suite de l’approbation par un député de l’évaluation et des recommandations du SA-SI en matière de sécurité des bureaux de circonscription;

2. les anciens parlementaires soient tenus d’obtenir une carte d’identité délivrée par la Chambre pour accéder à la cité parlementaire et que leurs conjoints ne reçoivent plus de carte d’identité délivrée par la Chambre;

3. les députés soient encouragés à obtenir et à utiliser leur carte d’identité délivrée par la Chambre comme principal moyen d’accès à la cité parlementaire.



La séance est levée à 13 h 5.

Eric Janse
Secrétaire intérimaire du Bureau de régie interne